Esettanulmány címe:
Komplex webes ökoszisztéma, egyedi mentorrendszer és projektkezelő platform integrációja a KOLLABOR közösség számára
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A KOLLABOR egy innovatív, tudásmegosztásra, közösségépítésre és vállalkozásfejlesztésre fókuszáló közösség. Céljuk, hogy fizikai és virtuális teret biztosítsanak a helyi kisközösségek, diákok, startupok és KKV-k számára az értékteremtéshez és a szakmai fejlődéshez. Bár a szervezet szellemi tőkéje és a bevont mentorok/szakértők száma folyamatosan nőtt, belső adminisztrációs, projektvezetési és kommunikációs folyamataik nem voltak digitalizálva. A szervezet nem rendelkezik saját, dedikált IT fejlesztői csapattal, így egy olyan megbízható technológiai partnert kerestek, aki képes a sokrétű tevékenységüket (publikus kommunikáció, zártkörű mentorálás, közösségi hálózatépítés és komplex projektmenedzsment) egyetlen, átlátható digitális ökoszisztémában leképezni.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A KOLLABOR növekedésével párhuzamosan a szervezet tevékenysége egyre komplexebbé vált, amit a meglévő, széttagolt digitális eszköztáruk már nem tudott kiszolgálni. Négy fő problémakör rajzolódott ki:
- Elavult publikus kommunikáció: A szervezet alap weboldala technológiailag elavult volt, nem rendelkezett megfelelő reszponzív (mobilbarát) kialakítással. Ez rontotta a PR-tevékenységet, és megnehezítette a programjaikra való jelentkezést.
- A mentorprogram adminisztratív káosza: A KOLLABOR által indított hackathonokat és mentorprogramokat táblázatokban és e-mailekben menedzselték. Nem volt egységes felület a mérföldkövek és megosztott dokumentumok nyomon követésére.
- A kisközösségek izolációja: A szervezet köré épülő kisközösségek és projektcsapatok elszigetelten működtek. Nem volt egy olyan integrált digitális platformjuk, amely elősegítette volna a belső hálózatépítést és a közös értékteremtést.
- Projektmenedzsment hiányosságok: A szervezet belső fejlesztéseit, rendezvényeit és a pályázati megvalósításokat nem támogatta professzionális szoftver. A feladatok delegálása esetleges volt, ami az erőforrások átláthatatlan elosztásához és a tervezhetőség hiányához vezetett.
A menedzsment számára világossá vált, hogy egy olyan egyedi fejlesztésű, több pilléren nyugvó online infrastruktúrára van szükségük, amely integráltan szolgálja ki a nyilvánosságot, a szakmai mentorálást, a közösségi életet és a precíz projektvezetést.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A NetEasySoft Kft. egy négy pillérből álló, integrált webes ökoszisztémát tervezett és fejlesztett le a KOLLABOR számára, amely minden funkcionális igényt lefed.
A megoldás négy pillére:
- kollabor.hu (publikus jelenlét): Kifejlesztettünk egy modern, gyors és teljesen reszponzív bemutatkozó weboldalt, amely hatékonyan támogatja a szervezet marketingjét és a tartalomkezelést.
-kollabor.org/kodeck (vállalkozásfejlesztő mentorrendszer): Egy egyedi fejlesztésű, zárt rendszer, amely az ötletgazdák ötleteinek kidolgozását és az eső one pager elkészítését támogatja, valamint ha a szervezet ötletvalidációs hackathon pályázatot ír ki, akkor a rendszer támogatja a pályázat beküldését.
-kep.kollabor.org (közösségi és értékteremtő felület): Egy integrált kollaborációs tér, ahol a tagok saját profilokat hozhatnak létre, projekteket indíthatnak és az agilis projektmenedzsment eszközeit használva story pointokkal számolhatnak el egymással és megoszthatják erőforrásaikat.
-openproject.kollabor.org (professzionális projektkezelő rendszer): Egy dedikált projektmenedzsment felület bevezetése, amely lehetővé teszi a komplex feladatok (ticketek) strukturált követését, mérföldkövek tervezését, a munkaidő-nyilvántartást és az agilis (vagy vízesés alapú) munkafolyamatok transzparens kezelését.
Elért üzleti előnyök:
- Hatékonyabb és átláthatóbb projektmegvalósítás: Az OpenProject bevezetésével a pályázati és belső projektek tervezhetővé váltak. A menedzsment valós időben látja az erőforrások (munkaórák) eloszlását, csökkent a határidő-csúszások aránya.
-Skálázható mentorprogram: A strukturált folyamatoknak köszönhetően a szervezet 40%-kal több mentorált projektet tud egyidejűleg kezelni az adminisztrációs terhek növekedése nélkül.
-Megnövekedett közösségi elköteleződés: A kep.kollabor.org bevezetésével a tagok közötti interakciók száma megtöbbszöröződött, új szinergiák jöttek létre.
-Professzionális piaci pozicionálás: A modern kollabor.hu oldal jelentősen növelte a szervezet hitelességét.
