Esettanulmány címe:
Iroda-automatizálás a Vectory segítségével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
információ, kommunikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Egy veszprémi cég felismerte, hogy a papír alapon folytatott, napi irat-kezelési tevékenysége kapcsán gazdasági szempontból is szükségessé vált a folyamat optimalizálása. Felkeresett bennünket, hogy erre a problémára segítsünk megoldást nyújtani.
A cég egy több, mint 200 főt foglalkoztató, lap- és könyvkiadással foglalkozó vállalat, mely a maga területén piacvezetőnek számít.
Naponta több száz számlát kapnak és szerződéseket kötnek, melyeket nyomon kell követni és csoportvezetőknek, ügyvezetőknek ellenőrizni, igazolni, majd számlák esetében utalásra továbbítani. Esetenként ezeket újra elő kell keresni.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Problémájukat ezen munkafolyamatok folyamatos lassúsága okozta, ami anyagi és kényelmi károkat is okozott.
Kényelmi nehézségek közé tartozott, hogy a dolgozók a papírrengetegtől nehezen fértek el és már az irattár rendezése is nehézkessé vált. A papírok utáni visszakeresési folyamat is nagyon lassú volt.
Anyagi károk közé tartozott, hogy a lassú, papír alapon történő igazolási folyamat miatt elestek a scontó által biztosított lehetőségektől, kicsúsztak a fizetési határidőkből.
A lassúság legfőbb okai a dolgozók szabadságolása, betegségek, az íróasztalról eltűnt iratok, a dolgozók rossz sorrendbeli igazolása és a jóváhagyáshoz szükséges iratok hiánya voltak.
A megoldandó problémák között fő szempontként kellett szerepeljen, hogy:
- a munkafolyamatok ne legyenek lassúak, időben megtörténjen az utalás és ezáltal élhessenek a scontó lehetőségével;
- legyen egy visszacsatolási lehetőség azon személyek számára, akik valamilyen dokumentumot hiányolnak az igazoláshoz;
- legyen átlátható és döntéstámogató kimutatás-készítési lehetőség az irat „útjáról” és kezelési idejéről az ügyvezetők részére is.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megvalósításhoz a helyszínen felmértük a cég ügyviteli, gazdasági folyamatait. Ez alapján, a céggel közösen egyeztetve kialakítottunk egy több szintű igazolási rendszert, mely felgyorsította a folyamatot és számos lehetőséget biztosított a cég igazolási tevékenységéhez.
1. A Vectoryban rögzítik a kapott dokumentum fő és az irattári elhelyezésére vonatkozó adatait, melyek alapján később kereshetőek, szűrhetőek. Scenner segítségével az iktatott dokumentumhoz csatolják annak képét.
Az igazolás lehet:
a) egymásra épülő (egyik a másik után igazol),
b) egyszintű (mindkettőnek kell igazolni)
c) vagylagos kapcsolat (több személy esetén megadható hánynak kell igazolni)
2. Az igazolásra egy külön felület áll rendelkezésre, hogy az igazolók minden adatot és a scennelt dokumentumokat egy helyen, jól áttekintve lássák. Lehetőségük van jóváhagyni, elutasítani vagy továbbítani.
3. Számla rögzítése átutalásra és könyvelésre
További előnyös lehetőségek:
a) Az igazoló ablakon belül elérhető helyettesítés funkció segítségével a szabadságok és betegségek miatti távollét alatt sem torpan meg az iratok igazolása
b) Kimutatások készítésének lehetősége is biztosított, melyeket kinyomtathatunk, külső állományba (xls, pdf, rtf) exportálhatunk, vagy képernyőn megjeleníthetünk.
• A rendszer által nyújtott lehetőségek segítségével az igazolási folyamat könnyebb, átláthatóbb és gyorsabb lett.
• A papírmunka kiváltásával a cég időt és pénzt spórol meg.
• A számlák időben utalásra kerülnek.
• Pontosan tudják, hol tart az irat igazolása és az irattárban hol található.
• Mivel az eredeti dokumentumot bescennelték, így a visszakereshetőség nagymértékben felgyorsult és kényelmes.
• Papírmentes irodában dolgozhatnak az alkalmazottak.
• Átlátható, egyetlen felületen láthatók és érhetők el az iktatott dokumentumok, az igazolók által írt megjegyzések, a csatolmányok, kimutatás-nyomtatási funkció és a helyettesítési rendszer, mindezek naplózásával.
