Esettanulmány címe:
Csoportmunka támogatás a Microsoft Sharepoint segítségével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
pénzügyi, biztosítási tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az Elsőbiztosítás Kft az egyik legdinamikusabban fejlődő alkusz cég jelenleg Magyarországon, mely a működését kifejezetten a gépjármű biztosítások területén kezdte meg 2007-ben. A vállalkozás indítása után években került kiépítésre a ma már országos lefedettséggel bíró, autókereskedőkkel történő együttműködésen alapuló gépjárműbiztosítás közvetítői hálózat, majd a cég vezetése a piaci igényekre reagálva, minden biztosítási módozatot értékesítő, klasszikus tanácsadói hálózat kiépítése mellett döntött. Ennek eredményeként elmondható, hogy az Elsőbiztosítás Kft. 300 közvetítő partnerrel, mindkét fenti értékesítési csatornában országos lefedettséggel, minden biztosítási módozat tekintetében készséggel áll ügyfelei rendelkezésére.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A bevezetésre kerülő rendszer tevékenységre gyakorolt hatása az alábbi két területen kiemelkedő:
1. beérkező biztosítási ajánlatok feldolgozási hatékonyságénak növelése
2. értékesítési tevékenység menedzselése.
Fenti területek mellett jóváhagyást igénylő dokumentumok – pl. beérkező számlák - kezelésének, feldolgozásának, jóváhagyásának folyamatát szeretnénk átlátható rendszerben megvalósítani.A rendszer bevezetésével az értékesítési tevékenység hatékonyabbá válik, ami által a piaci pozíció erősödése valósul meg. Emellett a dokumentumkezelés jelentősen gyorsabbá és szinte hibáktól mentessé válik, a munkatársak kapacitása megnövekszik, ezáltal problémamentesen megvalósulhat a növekvő ügyfélkör kiszolgálása. A piaci pozíció erősödésével az árbevétel és üzemi tevékenység eredményének növekedésére számítunk.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A dokumentumkezelés egy szerver-kliens alapú megoldás segítségével valósul meg, amivel a már meglévő üzleti alkalmazásokba automatikusan továbbítani tudjuk a papír és elektronikus alapú dokumentumokat. Egy portál felületről a dokumentumok a beállított jogosultságok alapján (amely felhasználókra és csoportokra is alkalmazható) közvetlenül megnyithatók, módosíthatók, visszamenthetők. Többféle szűrés szerint megtekinthető dokumentumtár és egyedi felhasználói felület alakítható ki. Dokumentumhoz, amely minden módosítása időbélyeggel naplózásra kerül, rögzíthető többek közt a szerző neve, módosítás dátuma, felelős személye és jóváhagyási munkafolyamat. A rendszer e-mail értesítést küld új elem feltöltése esetén. A rendszer az ügyféltörzshöz kapcsolódó dokumentumokat a következő csoportokba rendezi: Célpontok (megcélzott ügyfelek), Megkeresések (érdeklődők), Kapcsolatok (azonosított potenciál). A rendszerben tárolt és kezelt adatok szűrési képességekkel támogatva egyszerűen lekérdezhetők (egyszerű riport), valamint az entitásokon átívelő összetett riportok előállítására a rendszer beépülő eszközt biztosít. A csoportmunka képességeket az elektronikus levelezésre épülő alkalmazás valósítja meg, amely IMAP autentikációval lépteti be a felhasználókat. A szoftver lehetővé teszi PIM adatbázisok kezelését, létrehozását és ezek közös használatát. Közösen használható adatbázis a Címjegyzékek, Naptárak, Teendő Listák. Bármely adatbázis meghatározható központilag, valamint a felhasználók saját hatáskörben is létrehozhatnak és megoszthatnak közösen használt erőforrásokat. A munkafolyamat irányítás megvalósításához Aktivitások kapcsolhatók minden releváns objektumhoz felelős megjelölésével, melyről az automatikus értesítést kap. Az Aktivitásokhoz kapcsolódó státuszok segítik a lekérdezések, szűrések és listák előállítását és azok hatékony elemezhetőségét - ezzel támogatva a felhasználót operatív munkájában.
