Esettanulmány címe:
Dokumentumkezelő rendszer bevezetése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Magyar Cukor Zrt. 1995. július 1-jén jött létre öt cukoripari részvénytársaság (Ács, Ercsi, Mezőhegyes, Sarkad, Sárvár) egyesülésével. 1996 őszén az osztrák AGRANA csoport többséget szerzett a társaságban, és ezzel a lépéssel a cég megindult az európai fejlődés útján. A Magyar Cukor Zrt. jelenleg az egyetlen – Kaposváron - működő gyárral rendelkező cukoripari vállalat Magyarországon, évi 105.000 tonnás kvótával. 2007. novemberében európában egyedülálló biogáztermelő üzem kezdte meg működését a gyár mellett a környezetvédelem nevében.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Magyar Cukor vezetősége 2011 tavaszán döntött amellett, hogy
felhagynak a korábban adatvesztéssel és hosszas visszakereséssel járó
hagyományos iratkezeléssel, és bevezetnek egy e-dokumentum-
menedzsment rendszert. A projektről és a kezdeti tapasztalatokról
Faragó Zoltán, IT vezető és Fekete Miklós, tanácsadó beszélt.
Éves szinten nagyjából több ezer dokumentum kezeléséről van szó a Magyar Cukornál: elsősorban a szerződések és az azokkal összefüggő kommunikáció rendben tartásáról. Ez korábban többnyire papír alapon és Excel táblában zajlott - erőteljes lyukakkal.
Így nagyban függött az iktatást végző kollégák szubjektív megítélésétől, hogy mennyire fontos iratról van szó, szükséges-e iktatni. Ráadásul meg kellett oldani a budapesti székhely és a telephelyek közötti dokumentummegosztást is, ami bár technikailag könnyedén működhetett volna (szkennelik és továbbítják az iratot), a valóságban azonban számos adatelvesztést eredményezett, elkallódtak fontos szerződések és hatósági dokumentumok. Döntően ennek kiküszöbölésére szerettünk volna bevezetni egy e-dokumentumkezelő rendszert.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Bevezettük a vonalkódos szkennelést és az optikai karakterfelismerést (OCR) is. Utóbbi azért fontos, mert ha valamilyen adatot véletlenül rosszul töltünk ki, például a tárgyat, akkor az irat a későbbiekben – némi túlzással – láthatatlan. Az OCR segítségével azonban a szerződés tartalmában is tudunk keresni, így nincs elveszett dokumentum.
A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer komplex megoldást jelent közepes és nagyvállalatok számára, alkalmas akár több divízió önálló, de integrált kezelésére is. Minden keletkező dokumentumot egy rendszerben kezel, így felgyorsítja a telephelyek, részlegek közötti információáramlást, optimalizálja az adminisztrációt, a projektek átláhatóvá, a költségek kiszámíthatóvá válnak. A kifejezetten vállalati igényekre kialakított megoldás integrálható egyéb üzleti alkalmazásokkal (pl. ERP, CRM és CMS rendszerekkel), így elszigetelt architektúra helyett egy felületen érhető el minden információ. Többdimenziós jogosultságpolitikájából adódóan egymástól függetlenül szabályozhatók a különböző jogosultsági kategóriák. A DMS rendszer kezelőfelülete maximálisan testre szabható, így a vállalat egyedi igényeitől függően állítható be, hogy mely adatmezők szerepeljenek rajta. A rendszer emellett egységes tartalomkezelést és skálázhatóságot biztosít a felhasználók számára, a tetszőleges szűrési feltételek szerint történő adatlekérések pedig nagymértékben hozzájárulnak a szervezeten belüli sikeres vezetői döntéshozatalhoz. A szoftver nem csak az ad hoc, hanem az előre definiálható munkafolyamatok támogatására is kiválóan alkalmas.
