Esettanulmány címe:
Szándéknyilatkozat kezelő többplatformos alkalmazás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
mezőgazdaság, erdőgazdálkodás, halászat
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk egy mezőgazdaságban tevékenykedő multinacionális vállalat magyar leányvállalata, az egyik legjelentősebb hazai vetőmag nemesítő, előállító és növényvédő szer gyártó cég. Elkötelezett az innováció iránt, ötvözi a hagyományos agrárgazdálkodás értékeit a legújabb technológiai újításokkal, hogy a termékei a leginkább megfeleljenek a mai kor mezőgazdasági kihívásainak.
Kiélezett verseny van jelen ebben az ágazatban Magyarországon; a mezőgazdasági technológiai újítások mellett egyre nagyobb hangsúlyt kap a digitalizáció, a modern informatikai megoldások alkalmazására való törekvés is.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Felmerült az igény az évek óta működő szándéknyilatkozat rendszer digitalizációjára. A szándéknyilatkozat program lényege, hogy a vevők előzetesen (szezon elején) nyilatkoznak arról, hogy várhatóan milyen termékeket és milyen mennyiségben fognak vásárolni az adott szezonban. Ezért cserébe a gyártó kedvezményt biztosít számukra, amit visszatérítés formájában kapnak meg, amennyiben adott határidőig valóban teljesítik az előzetes vállalásukat, azaz megvásárolják a kiválasztott termékeket.
A szándéknyilatkozatok adminisztrálásának első lépését a gyártó által alkalmazott területi képviselők végezték, minden esetben személyesen. A vállalás papír alapú nyilatkozat kitöltésével történt, amire a területi képviselő kalkulálta ki, és írta be az elért kedvezményt az adott szezonra vonatkozó számítási szabályok alapján. Majd a tényleges vásárlást számlákkal igazolták vissza a vevők, amelyeket eljuttattak a gyártóhoz. A gyártónál történt ezeknek a számláknak az ellenőrzése; ha szükséges volt (nem mindent teljesített a vevő, amit vállalt), korrigálták a bónuszt, majd a kikalkulált végleges bónusz összegről kiállítottak egy dokumentumot, és a visszatérítéssel együtt eljuttatták a vevőnek.
Maga a bónusz számítás általában bonyolult volt és szezononként változó. Az egyes termékekre különböző bónusz járt, illetve bizonyos termékkategóriákból adott arányú kombinált vásárlás esetén extra kedvezményt is kapott a vevő, így gyakran előfordult, hogy a területi képviselők hibásan rögzítették a kedvezményeket. Emellett problémát jelentett az is, hogy a képviselők személyes találkozása a vevőkkel minden esetben szükséges volt, így az előre meghatározott vállalási határidők nagyon nehezen voltak betarthatók.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Többlépcsős fejlesztéssel egy kétplatformos (iPad app és webes felület) szándéknyilatkozat-kezelő rendszert hoztunk létre. Ez egy zárt alkalmazás, csak a regisztrált felhasználók léphetnek be, emiatt az iPad app nem érhető el az App Store-ban, csak a webes felületről tölthető le bejelentkezés után (vállalati alkalmazás).
A webes adminisztrációs felületen kezelhetők a rendszer felhasználói hozzáférési jogosultságokkal, módosíthatók a szezonok, termékek, készletek beállításai, elvégezhetők a vevői számlák alapján a mennyiségi és bónusz korrekciók, illetve riportálhatók az adatok.
Az iPad appban a területi képviselők rögzíthetik, módosíthatják a vevők szándéknyilatkozatait. A két rendszer szinkronizálja egymással az adatokat, tehát az egyikben módosított adatok a másikban is látszanak szinte azonnal.
A területi képviselők személyesen ellátogatnak minden új vevőhöz, így a vállalásukat a helyszínen lehet rögzíteni az appba, és a vevő aláírásával is meg tudja erősíteni a nyilatkozatát és a számlázási, banki adatait. Visszatérő vevők esetén már nincs szükség a személyes találkozóra, a korábban aláírással megerősített számlázási adatok felhasználásával a vevő az új szándéknyilatkozatát megerősítheti egy e-mailben kapott linkről elérhető űrlapon.
A vevő előzetes vállalásáról, majd a számlák alapján korrigált, megvalósult mennyiségekről és elért bónuszról, illetve az utalási elszámolásokról a rendszer automatikusan generál egy-egy pdf fájlt, amelyet e-mailben elküld a vevőnek és a területi képviselőnek is, illetve elmenti az adatbázisba is, tehát a webes felületről is visszakereshetővé válik.
Az elkészült alkalmazás legfontosabb előnyei:
• bónuszszámítást és a határidő-kezelést automatizálja, így kevesebb a hibázási lehetőség;
• csökkenti a személyes kapcsolattartás szükségességét, így kevesebb idő alatt, illetve kevesebb területi képviselővel rögzíthető ugyanannyi szándéknyilatkozat;
• a folyamatokat digitalizálja, így valós időben követhetővé válnak az adatok.
