Esettanulmány címe:
Beszállítói számlák beolvasása Mesterséges Intelligencia segítségével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az XY Kft., egy kisvállalkozás az elektromos háztartási cikkek nagykereskedelmében, kiemelkedő szerepet tölt be Magyarország hangtechnikai szektorában. Budapesten található, és prémium minőségű audio berendezések forgalmazására specializálódott, beleértve olyan neves márkákat, mint a Korg, a Genelec és a dB Technologies. Annak ellenére, hogy kisvállalkozás, az XY Kft. hatékonyan navigál a dinamikus piaci körülmények között erős iparági kapcsolataira és átfogó termékismeretére támaszkodva. A Hangszeresek Országos Szövetségének (HANOSZ) tagjaként az XY Kft. elkötelezett az aktív zenei részvétel társadalmi népszerűsítése mellett. A cég büszke arra, hogy kiváló minőségű audio megoldásokat kínál, amelyek jelentősen javítják a felhasználók hallási élményét különböző környezetekben, a személyes szórakozástól a professzionális alkalmazásokig.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az XY Kft. egyik jelentős üzleti kihívása a bejövő beszállítói számlák ellenőrzése köré szerveződik. Az adminisztrációs folyamat során a számlákon szereplő adatok és tételek manuális kiolvasása és beírása a cégenkénti Excel dokumentumokba rendkívül időigényes volt. Ez a gyakorlat nemcsak a dolgozók munkaidejének jelentős részét emésztette fel, hanem számos problémát is okozott.
Az eljárás során gyakran előfordultak emberi hibák, mint például a téves adatrögzítés vagy a hiányos információk, amelyek további idő- és erőforrás-ráfordítást igényeltek az utólagos korrekciók miatt. Az ilyen hibák következtében a pénzügyi jelentések és az üzleti döntéshozatal is megbízhatatlanná válhatott, ami kockázatot jelentett a vállalat számára a stratégiai célok elérésében.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az XY Kft. a bejövő beszállítói számlák ellenőrzésének problémájára innovatív megoldást talált a Microsoft Power Automate, mesterséges intelligencia (MI) és folyamatautomatizálás alkalmazásával. A bevezetett folyamat során a számlákat e-mailen keresztül küldték el a Power Automate rendszerének, ahol az MI kivonatolta a szükséges adatokat a számlákról. Ezeket az adatokat egy előre strukturált Excel fájlba rögzítették, amelyet aztán e-mailben visszaküldtek a feladónak, és egyúttal elmentettek a OneDrive felhőalapú tárolójába is.
A megoldás bevezetése számos üzleti előnyt hozott az XY Kft. számára. Az automatizált folyamat jelentősen növelte a számlaellenőrzési eljárás hatékonyságát, mivel az adatok gyors és pontos feldolgozása minimalizálta a manuális beavatkozást és az ezzel járó hibalehetőségeket. Az adatok pontos rögzítésének köszönhetően csökkentek a korrekciós munkák, így az alkalmazottak felszabadultak, hogy értékesebb feladatokra összpontosítsanak.
Az automatizálás bevezetése továbbá javította a vállalat erőforrás-kihasználását, hiszen a korábbi manuális adatfeldolgozás helyett a dolgozók most magasabb hozzáadott értékű tevékenységekkel foglalkozhatnak. A hatékonyságnövekedés következtében a számlák feldolgozása és kifizetése is felgyorsult, ami kedvezően hatott a beszállítói kapcsolatokra és a vállalat piaci megítélésére.
Összességében az XY Kft. az új rendszer bevezetésével nemcsak az operatív folyamatait tette gördülékenyebbé, hanem hosszú távú versenyképességét is erősítette a hangtechnikai piacon. A modern technológiák alkalmazása révén a cég képes lépést tartani a változó piaci igényekkel, miközben biztosítja üzleti folyamatainak megbízhatóságát és minőségét.
