Esettanulmány címe:
Szerződéskezelés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
művészet, szórakoztatás, szabad idő
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Kőrösi Csoma Sándor Kőbányai Kulturális Központ egy művelődési ház, mely rendezvényszervezéssel is foglalkozik, Több helyszín, különféle szerződéstípusok fordulnak elő, Kb 10-15 szervező kolléga segítéségével bonyolítják le a szerződés kötéseket.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Szerződéskezelési folyamat fejlesztése
Elvárt célok:
Feldolgozási idő és átfutási idők csökkentése
Manuális munka minimalizálása
Dokumentumok strukturált tárolása
Sablon alapú dokumentumkezelés
Vonalkód alapú dokumentum azonosítás
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Központi szerződéstár létrehozása:
- Központi szerződésadatbázis, ahol a szerződésekkel kapcsolatos adatok kerülnek tárolásra
- Szerződések és kapcsolódó dokumentumok tárolása
- Szerződésverziók kezelése
- Gyors és egyszerű visszakeresés
- Határidők automatikus követése
- folyamatmenedzselés kialakítása
A fenti megoldás kialakításával a szervezők egy rendszerben hozzák létre szerződéseiket sablonok segítségével, a rendszeren keresztül hagyatják jóvá azt vezetőikkel, határidők meghatározásával az ügyintézés ideje és módja hatékonyabb, gyorsabbá vált. A szerződések és a kapcsolódó háttérfeladatok nyomon követhetőek, szerződések egy helyen tárolódnak, egyszerűen visszakereshetőek.
