Esettanulmány címe:
Folyamatfejlesztés élelmiszer és vendéglátóipari ágazatban.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
feldolgozóipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Partnerünk 100%-ban magyar tulajdonú, egyéb élelmiszer gyártásával és kereskedelmével foglalkozó vállalkozás. A cég 2007-es magyarországi indulása óta öt másik országban is megvetette lábát, a dinamikus növekedés mellett máig folyamatosan tanulnak, a kezdetektől szerethető etikus munka- és vendéglátóhelyként működnek.
Vendéglátóipari cégcsoportja egyaránt végez gyártói, kereskedelmi és logisztikai tevékenységet, amelynek operatív kezelése több cég működésében valósul meg.
A cég vezetői számára pár éve világossá vált, hogy céljaik eléréséhez változtatniuk kell a vállalat belső folyamatain, amihez a belső környezet változása nélkül kétesélyes lett volna hozzákezdeni. Mivel a cég régi programjai elavultak, döntés született egy új integrált ERP rendszer bevezetése mellett.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Partnerünk cégcsoportja számos saját és franchise rendszerben üzemeltett vendéglátóipari egységgel rendelkezik, amelyeknél a saját gyártású termékek illetve külső szállítóktól vett és továbbértékesített termékek egyaránt igényt jelentenek a vendéglátó egységek részéről, amit a gyárnak vagy a szállítónak a megfelelő helyre, a megfelelő időpontra biztosítania kell. A vendéglátó egységek részéről az igényfeladás strukturálatlanul és különböző formátumokban történt korábban, ami megnehezítette a feldolgozást és a következő lépéseket (gyártás vagy beszerzés indítás).
Továbbá a vendéglátó egységekben használt készletnyilvántartó szoftver különbözik a cégcsoport által használt vállalatirányítási rendszertől, így az eladások és az átadások könyvelése is körülményesen tudott végigmenni a rendszeren. Az eladási és az átadási adatok összegyűjtése után azok manuálisan lettek lekönyvelve a vállalatirányítási rendszerben. A különböző folyamati lépéseknél előforduló esetleges pontatlanságok csak a leltározásnál merültek fel, így az időközi leltárak fontossága továbbra is elvárás a vállalatirányítási rendszertől.
A cégcsoporton belül a cégek közötti anyagmozgásokat is manuálisan kezelték több lépésen keresztül, ami egyrészt a szerevezet részéről többlet munkát jelentett, másrészt hibázásra is lehetőséget adott.
A vendéglátást és a kereskedelmet érintő változó jogszabályoknak történő megfelelés is egyaránt elvárás a rendszerrel kapcsolatban. A legutóbbi ilyen eset például a Visszaváltási díj bevezetése a fém/üveg/műanyag csomagolásokra.
Több nyilvántartó szoftver által előállított adatból áll össze a cégcsoport egészét nézve az árbevétel és a költség struktúra, ezért elsődleges célja és elvárása volt a cégcsoportnak, hogy valós és pontos készletadatokat lássanak mind operatív, mind stratégiai szinteken. Ezekre alapozva a cégcsoport kimutatásrendszerét és az üzleti döntéseket.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A cégcsoporthoz a Microsoft Business Central aktuális verziója került bevezetésre a tavalyi év során. A kereskedelmi tevékenységet tekintve a cégek közötti eladási és beszerzési folyamatokat automatizáltuk a Vállalatközi modul segítségével. A vállalatközi beállítások előnye, hogy a cégek közötti eladási rendelés létrehozása a fogadó cég oldalán a beszerzési rendelésként jelentkezik és jóváhagyás után legenerálja azt. Ezeket a rendelés azonosítókat összekapcsolja a rendszer, így bármikor nyomonkövethető az eladó és a vevő cég rendelésállománya.
A BC-ben kerül legenerálásra a tartalmilag és formailag is egységesített megrendelőlap dokumentuma, amit a vendéglátóipari egységek megkapnak. A rendelések leadása folyamatosan és nyomonkövethetően zajlik ezáltal, mivel a vendéglátó egység vezetője a vendéglátó egység kódja mellett a kért dátumot is megadja valamint az igényelt termékek cikkszámát és a kért mennyiséget is kitölti a megrendelőlapon. Csak azok a termékek szerepelnek a megrendelőlapon, amelyek rendelhetők, így csökkentve az esélyét téves rendelés leadására. Ezt követően felcsatolásra kerülnek a megrendelőlapok a projekt során kialakított Sharepoint mappa struktúrába, onnan pedig a BC feldolgozza azokat és bekerülnek eladási vagy átadási rendelésként a rendszerbe.
A vendéglátó egységeknél alkalmazott készletnyilvántartási szoftverrel kialakítottunk Interface kapcsolatot. Ennek keretében többek között az eladott termékek cikkszáma és mennyisége automatikusan betöltésre kerül a BC-be vendáglátó egységenként, naponta. A BC-ben ellenőrizhetőek ezek a rekordok, amennyiben hiba nem áll fenn, a felhasználások könyvelése elindítható, amit a rendszer a háttérben automatizált módon elvégez. Az eladások mellett az Interface keretében kezeljük a selejtezett, megsemmisült vagy a próbavásárlással eladott termékeket is. Ezekre a naprakész adatokra alapozva különböző kimutatásokat készítettünk közép-és felsővezetői döntésekhez.
