Esettanulmány címe:
Lightware – Globális értékesítési és üzleti folyamat kezelés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Lightware Kft. egy 100% magyartulajdonban lévő, professzionális audio és video eszközök gyártásával foglalkozó, a nemzetközi piacon is meghatározó szerepet betöltő globális lefedettségű vállalat. A cég 4 kontinens 12 országában van jelen saját irodával, ahol több, mint 60 értékesítő tevékenykedik aktívan. Esettanulmányunkból kiderül, hogy miként építettünk egy teljesen automatizált, nemzetközi értékesítési gépezetet partnerünk számára.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Budapesten működő központ számára komoly gondot okozott, hogy miként tudja egységes rendszerbe terelni és felügyelni, majd javítani a különböző országokban dolgozó csapatok munkafolyamatait. Nagyon körülményes volt a reporting rendszer működtetése és így sérült az erre alapuló, hatékony döntéshozatali mechanizmus.
A beáramló új üzleti lehetőségek és kapcsolatok feldogozása meglehetősen nehézkes volt, és a nemzetközi működésből fakadóan pedig az árazás feletti ellenőrzés is jelentősen csorbult.
Az egyik legnagyobb fejtörést az okozta a vezetőség számára, hogy a projekt-folyamat egyszerűen nem tükrözte kellő mértékben a valóságot, így erősen sérült az értékesítési előrejelzések megbízhatósága. Emellett a növekedési fázisban lévő értékesítési rendszer klasszikus gyermekbetegségei is egyre súlyosbodtak, az e-mailen beérkező új üzleti lehetőségek és kapcsolatok csak lassan, vagy egyáltalán el sem jutottak a megfelelő értékesítési irodához. Magas volt a potenciális ügyfelek lemorzsolódási aránya, ebből fakadóan pedig az ügyfélélmény sem volt kielégítő.
A reporting teljesen manuálisan történt minden irodában, az ajánlatok pedig különböző formátumokban készültek, majd e-mailes jóváhagyást követően kerültek egyesével kiküldésre.
Az árlisták kezelése excel táblázatokban, nehezen követhetően zajlott.
Az ügyfelek irányába történő továbbításuk és közzétételük szintén emberi erőforrást vett igénybe, amely rossz hatással volt a sebességre. A kiküldött dokumentumok pedig gyakran tartalmaztak olyan, emberi munkából fakadó tévedéseket, amelyek könnyedén orvosolhatóak lettek volna.
Pl. előfordult, hogy ugyan arra a projektre 5 különböző alvállalkozótól érkezett ajánlatkérés, és a értékesítési előrejelzés ezt hibásan ötszörös értéken érzékelte.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldás, a szabványosított nemzetközi értékesítési folyamat, a helyi igényekhez igazítva
ami két szakaszra osztott folyamat-automatizálási projekt keretében valósult meg.
A projekt első fázisában a hazai központ folyamatait tisztítottuk le és automatizáltuk.
Kidolgoztuk, teszteltük és előkészítettük a globális működésre szánt értékesítési folyamat minden apró lépését, amely a későbbiekben az összes ország számára az alapot jelentette.
A sikeres teszteket és optimalizálást követően mind a 12 országra egységesen terjesztettük ki az elkészült rendszert, a lokális szempontok figyelembe vételével. Minden külföldi iroda esetében figyelembe vettük a helyi adottságokat és ennek megfelelően egészítettük ki a központi rendszert, hogy minden esetben megtartsuk az egységes folyamatot és riportálhatóságot.
A következők szerint sikerült új szintre emelni a Lightware értékesítési mechanizmusát.
- A management naprakészen, torzulásmentesen kapott meg minden információt a kialakított üzleti folyamat alapján.
- Egységesen, gyorsan, a vállalati arculatnak megfelelő ajánlat-minták mennek ki az árajánlatok.
- A reporting automatikusan zajlik, egyetlen gombnyomásra.
- Valós idejű riasztást kapnak a csapattagok, ha a rendszer elhanyagolt új üzleti lehetőségeket vagy a lejárat küszöbén álló árajánlatokat észlel.
- 6 hónap alatt került átadásra a folyamatoptimalizálás és racionalizálás mentén kidolgozott globális CRM megoldás.
- 12 ország minden partner irodájában egységes értékesítési folyamat és szabályrendszer szerint zajlik a munka.
- 220%-al nőtt a sikeresen feldolgozott új üzleti lehetőségek száma már az első évben.
- 90%-kal csökkent az elhanyagolt havi új üzleti lehetőségek száma.
- 4x gyorsabb lett a salesforecast készítése, és ezzel együtt a pontossága is arányosan emelkedett.
