Esettanulmány címe:
A DocIT dokumentumkezelő szoftver jótékony hatása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
bányászat, kőfejtés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Duna-Dráva Cement (DDC) Magyarország egyik vezető cement- és építőanyag-gyártó vállalata. Az ágazatot tekintve a DDC az építőanyag-iparban tevékenykedik, kifejezetten a cementgyártásra és kapcsolódó termékekre szakosodva. A cég mérete nagy, hiszen két fő cementgyárat üzemeltet Beremenden és Vácott, emellett több betongyárat is működtet az országban.
Piaci körülmények szempontjából a DDC jelentős szereplőnek számít a magyar és közép-európai piacokon, versenytársaival, mint a Lafarge és Holcim, illetve más nemzetközi cégekkel szemben is. Az építőipar ciklikussága miatt a cég érzékeny a gazdasági ingadozásokra, különösen a beruházások és az építőipari projektek volumenének változásaira.
Erőforrásai közé tartoznak a korszerű gyártóberendezések, saját kőbányák, valamint egy erős kutatási és fejlesztési részleg, amely folyamatosan új, fenntartható és környezetbarát megoldásokon dolgozik. A DDC számára fontosak a fenntarthatósági célok és az innováció, amelyek révén hosszú távon kívánja
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Duna-Dráva Cement (DDC) számos problémával szembesült a DocIT OCR alapú dokumentumkezelő szoftver bevezetése előtt. Az alábbiakban bemutatom a legnagyiibbkihívásokat, amelyekkel a cég találkozott
1. Papíralapú Dokumentumkezelés Nehézségei
Tárolási problémák: A hatalmas mennyiségű papírdokumentum tárolása jelentős helyet igényelt, ami nemcsak fizikai kihívást jelentett, hanem a keresési és hozzáférési időt is növelte.
Dokumentumok elvesztése vagy sérülése: A papíralapú dokumentumok könnyen elveszhettek, megsérülhettek, vagy rossz helyre kerülhettek, ami késedelmeket és hatékonyságcsökkenést eredményezett.
2. Adatkeresés és hozzáférés nehézségei
Hosszú keresési idő: A papíralapú és elektronikus dokumentumok keresése manuálisan hosszadalmas és munkaigényes folyamat volt, különösen, ha gyors döntéshozatalra volt szükség.
Hozzáférési problémák: Több részleg közötti dokumentum megosztás nehézkes volt, különösen ha fizikailag más-más helyen dolgoztak.
3. Adatbiztonság és Megfelelés
Biztonsági kockázatok: A papíralapú dokumentumok érzékeny adatokat tartalmaztak, amelyek megfelelő védelme kihívást jelentett.
Jogszabályi megfelelés: A különböző szabályozások és iparági előírások betartása manuális rendszerben sokszor bonyolult és időigényes volt.
4. Hatékonyság és Költésgek
Munkaerő-hatékonyság: Az adminisztratív feladatok, mint a dokumentumok rendszerezése és kezelése, jelentős időt vettek igénybe, amelyet a dolgozók más, produktívabb feladatokra is fordíthattak volna.
Költségek: A papíralapú rendszerek fenntartása (papír, nyomtatás, tárolás) jelentős költségeket generált.
5. Környezetvédelmi Szempontok
Papírfelhasználás: A nagy mennyiségű papírhasználat nem volt összhangban a cég fenntarthatósági célkitűzéseivel.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
DocIT OCR Alapú Dokumentumkezelő Megoldásai
A DocIT OCR alapú dokumentumkezelő szoftver bevezetésével a DDC az alábbi előnyöket élvezhette:
Digitális tárolás és könnyű hozzáférés: Az OCR technológia lehetővé tette a papíralapú dokumentumok digitalizálását és könnyű kereshetőségét.
Gyors és pontos keresés: Az OCR segítségével a dokumentumokban található szöveg digitálisan kereshetővé vált, jelentősen lerövidítve a keresési időt.
Biztonság és megfelelőség: A digitális dokumentumkezelő rendszerek jobb biztonsági megoldásokat kínálnak, mint a papíralapú rendszerek, valamint segítenek a jogszabályi megfelelésben is.
Költségmegtakarítás: A papír, nyomtatás és tárolási költségek csökkenése jelentős megtakarítást eredményezett.
Fenntarthatóság: A papírfelhasználás csökkentése hozzájárult a vállalat környezetvédelmi céljainak eléréséhez.
A DocIT OCR alapú dokumentumkezelő szoftver tehát jelentősen javította a DDC működési hatékonyságát, adatbiztonságát, és hozzájárult a fenntarthatósági célok eléréséhez.
