Esettanulmány címe:
SzámlaRobot a JÓkenyérnél – gyorsabb dokumentumkezelés, átláthatóbb pénzügyi működés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
feldolgozóipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A JÓkenyér márkanév mögött álló Ludwig & Mentesi Kft. közel három évtizede működő, magyar tulajdonú sütőipari vállalkozás, amely kenyér és friss pékáru gyártásával foglalkozik. A vállalat prémium, adalékmentes és kovászos pékáruk piacán van jelen, termékei széles körben elérhetők. A cég közel 200 főt foglalkoztató, jelentős adminisztratív és pénzügyi dokumentumforgalmat kezelő középvállalkozás. A működés több szervezeti és fizikai egységet érint, ezért a pénzügyi dokumentumok gyors elérése, rendszerezése és nyomon követhetősége kiemelt jelentőségű. A növekvő dokumentummennyiség mellett a vállalatnak a napi pénzügyi működés és az auditok hatékony kiszolgálása is fontos elvárás volt.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A SzámlaRobot bevezetése előtt a vállalat a pénzügyi dokumentumokat nagyrészt papíralapon, manuálisan kezelte. A számlák lefűzve, fizikai irattárban voltak megtalálhatók, ezért egy-egy dokumentum visszakeresése jelentős időt igényelt. A beazonosítás után a munkatársaknak sok esetben fizikailag is meg kellett keresniük a megfelelő irattári példányt, amely akár egy másik helyszínen volt.
A probléma különösen a hatósági ellenőrzések és auditok során vált jelentőssé, amikor rövid határidő alatt kellett nagyobb mennyiségű dokumentációt előkeresni. Egyetlen dokumentum megtalálása akár 5–10 percet is igénybe vehetett, miközben a folyamat nagyban függött attól, hogy melyik munkatárs ismeri az irattári struktúrát.
A vállalat számára ezért olyan digitális megoldásra volt szükség, amely központilag kezeli a számlákat és kapcsolódó dokumentumokat, gyors kereshetőséget biztosít, csökkenti a személyfüggőséget, támogatja a jóváhagyási folyamatokat, és hatékonyabbá teszi az auditokhoz szükséges dokumentáció előállítását.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Ludwig & Mentesi Kft.-nél a SzámlaRobot új modulként épült be a pénzügyi folyamatokba. A rendszer egy központi felületen teszi lehetővé a számlák és kapcsolódó dokumentumok kezelését, rendszerezését és visszakeresését. A dokumentumok költséghelyek és egyéb kategóriák szerint is strukturálhatók, miközben a digitális jóváhagyási folyamatok és a pénzügyi kontrollok is támogatást kapnak.
A bevezetés legfontosabb eredménye a dokumentumok visszakeresési idejének drasztikus csökkenése lett: a korábbi 5–10 perces keresések néhány másodperc alatt elvégezhetők. A szükséges dokumentumokhoz minden jogosult munkatárs hozzáfér, így a működés kevésbé függ az egyes kollégák irattári ismereteitől.
A digitalizált dokumentumkezelés gyorsabbá és átláthatóbbá tette a napi pénzügyi munkát, miközben jelentősen megkönnyítette az auditok és hatósági ellenőrzések során felmerülő dokumentációs igények teljesítését. A központi rendszernek köszönhetően javult a nyomon követhetőség, egyszerűbbé váltak a lekérdezések, és hatékonyabbá vált a pénzügyi információk kezelése.
A SzámlaRobot így nem csupán a papíralapú dokumentumkezelést váltotta ki, hanem nagyobb transzparenciát, gyorsabb ügyintézést és kiszámíthatóbb pénzügyi működést biztosított a vállalat számára.
