Esettanulmány címe:
Hatékony, átlátható vállalati működés megteremtése szabályozott folyamatok bevezetésével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
feldolgozóipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Egy telephelyes de nagyobb méretű admnisztratív (backoffice) szervezettel rendelkező, vagy több telephelyes, elosztott szervezettel rendelkező vállalkozás. Az iparág végeredményben közömbös, hiszen itt főleg a backoffice hatékony támogatása a cél. Központi döntéshozatal és feladatkörök vannak (beszerzés vagy munkatárs felvétel esetében)..
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Egy centralizáltan működő, de a minimálisnál már nagyobb szervezettel működő vállalkozásban a döntések meghozatalához szükséges információknak sokat kell utazniuk (igény felmerülés helyétől a jóváhagyóig és vissza). Ráadásul az utazás közben nem lehet tudni, hogy hol tartanak, éppen kinél vannak. Elveszhetnek (ide beleértve például a sima emailben való elküldést is), hiszen ott távollét esetében más nem tudja a feladatot átvenni. Sok esetben utólag szükséges egy-egy dokumenumot megkeresni, akkor azok tárolási helye sem egyértelmű, ráadásul az általában nem mindenhonnan hozzáférhető. Szükséges tehát egy olyan rendszer, amelyben a különböző jellemző folyamatok egy helyen kezelésre kerülnek, ami az ezekhez tartozó összes iratot és dokumentumot tudja tárolni és ahonnan az bármikor előkereshető.
Ilyen jellemző feladatok.
- beszerzés igénylés (vagy kötelezettségvállalás) jóváhagyása (egészen a számla érkeztetésig)
- számla jóváhagyás
- szerződések nyilvántartás (létrehozástól és annak jóváhagyásától kezdve)
- dolgozók felvétele és munkaviszony megszüntetése
- reklamációk kezelése
- hibabejelentés (belső)
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Chronos Workflow Platform rendszerben lehetőség van tetszőleges számú folyamat létrehozására, így az üzleti probléma bemutatásánál felsorolt összes problémához létre ehet hozni egy-egy folyamatot.
A folyamatok létrehozása 2-3 nap, amely során pontosan a Megrendelő által igényelt folyamat (űrlappal és szereplőkkel) hozható létre. Mivel ennyire rövid idő a létrehozás, ezért nincs a rendszerben előre megadott folyamat, mivel több idő az átalakítás, mint az új létrehozása.
Az üzleti előnyök főleg a cégvezetés számára jelentkeznek, amelyek a következők:
- Nincs elveszett ügy, panasz, dokumentum.
- Minden dokumentum, reklamáció azonnal megtalálható.
- Láthatóvá válnak az egyes lépéseken eltöltött idők, ettől az ügykezelés felgyorsul
- Lehetőség van úgy is központi döntéshozást végezni, hogy közben helyileg, illetve szervezetileg akár távolabb is lehetünk a probléma felmerülésének helyétől. Ide az is beleértendő, hogy a rendszert egy tabletről, vagy egy mobilról a világ bármely pontjáról el lehet érni, így felelős vezető akár utazása közben is képes jóváhagyásokat kiadni.
- Kollégák távollétében (helyettesítéssel) átvehetők és kezelhetők a várakozó ügyeik.
