Esettanulmány címe:
Microsoft 365 irodai rendszer bevezetése és a dokumentumkezelés optimalizálása egy szegedi építőipari cégnél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Építőipari magasépítéssel, generál kivitelezéssel foglalkozó KKV, ami országosan végez munkákat, párhuzamosan több építkezési helyszínen.
75 fő munkavállalóval, saját gépjármű és munkagép flottával rendelkeznek.
A telephelyen található irodaházban található a céges logisztikai és adminisztratív központ.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A központban végzett előkészítő és tervező munka alapján a projektek végrehajtásához az építkezési helyszíneken történik a kivitelezés a tervek alapján.
A legfontosabb probléma, hogy a központi adminisztráció és az irodai dolgozók által készített és frissített dokumentumok (kiviteli tervek, ütemtervek, szállítási, anyabeszerzési információk, kooperációs jegyzőkönyvek, stb.) elérhetőek legyenek (jogosultság függően) a kivitelezési helyszínen dolgozó kollégák (építésvezetők, szakági csoportvezetők) részére.
A projektek kivitelezési helyszínein biztosítani kell az aktuális és frissített dokumentumok, információk elérését.
A jelenlegi vállalati rendszer nem képes ellátni a különböző helyszínekről érkező információk integrált kezelését. A tervek és dokumentumok verziókezelése nem megoldott, on-prem irodai szerverről és offline átadott dokumentumokból dolgoznak.
A nem naprakész (elavult verziójú tervek, többször módosított dokumentumok, szinkronizálatlan ütemtervek) információk jelentős kárt okoznak a kivitelezések határidőre és megrendelői igényeknek megfelelő teljesítésében.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldáshoz a teljes vállalati irodai rendszert lecseréltük.
Microsoft 365 (eredetileg Office 365) szolgáltatás csomag igénybevételével biztosítottunk megoldást a folyamatos és közös munkavégzéshez: a rendszert 75 felhasználó, több mint 100 projekt és 150 hardver eszköz kezelésére terveztük meg.
A levelezéshez a Microsoft Exchange szolgáltatást Webes Outlook kliensekkel, a dokumentum és fájlkezelést a SharePoint szolgáltatással, a folyamatos kommunikációhoz a Teams alkalmazással, a Projektekhez a Microsoft Projekt web alkalmazást, az folyamatok integrációjához a Power Automate szolgáltatást használtuk.
Identitás (Active Directory, Microsoft Entra):
A vállalati felhasználókat biztonsági és Microsoft 365 csoportokba rendeztük. Az újonnan létrehozott felhasználókat és csoportokat hibrid megoldással szinkronizáltuk a vállalati onprem szerverrel (AD).
Vállalati kommunikáció:
Levelezés, naptár: Az offline kliensenként (számítógépenként PST-ben) tárolt email helyett az M365 Exchange levelező szerverét helyeztük üzembe.
Teams: A webes Teams alkalmazás mellett, a Teams alkalmazás telepítésre került minden vállalati munkaállomásra és telefonra.A vállalati telefonokhoz MDM rendszert helyeztünk üzembe.
Dokumentumkezelés:
A vállalati helyi (onprem) szerveren tárolt dokumentumokat a SharePoint szolgáltatásba helyeztük át. Az irodai szoftverek (Word, Excel stb) webes és offline módon is licenszelésre kerültek a csomag keretében.
A Projektek feladatainak keléséhez a Microsoft Planner alkalmazást konfiguráltuk, szinkronban a SharePoint csoportokkal és a Teams Csapatokkal.
A bevezetés óta eltelt 5 évben folyamatosan támogatjuk Ügyfelünket, segítünk az üzemeltetésben.
A Microsoft 365 alapú irodai rendszer hatékony.
Az adatok biztonságban vannak. A dokumentumokhoz csak a megfelelő jogosultságú felhasználók férhetnek hozzá.
Könnyű és gyors az adatok megosztása vállalaton belül és külső fél részére is.
Minden vállalti irodai tevékenység visszakövethető és nyilvántartható.
