Esettanulmány címe:
City Taxi CobraConto.Net ERP bevezetése egyedi fejlesztésekkel
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szálláshely-szolgáltatás, vendéglátás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A City Taxi Fuvarszervező Szövetkezet 1983-ban alakult, az első magán taxi társaságok között. A ’90-es évektől, a piaci igényekre elsőként reagálva, a megbízhatóságon túl a minőségi szolgáltatás megvalósítását tűzte ki elsődleges feladatául. A cél érdekében folyamatosan fejlesztették a gépjárműparkukat, továbbképezték gépkocsivezetőiket, és szigorú belső szabályokat alakítottak ki.
A Szövetkezet irányítását a Közgyűlés által választott három tagú Igazgatóság látja el, melynek élén az Elnök áll. A Szövetkezet tevékenységét szintén a Közgyűlés által választott, három tagú Felügyelő Bizottság ellenőrzi. A folyamatos fejlődés eredményeképpen mára az alvállalkozók száma elérte a 650 főt, ezen belül a szövetkezeti tagoké meghaladja a háromszázat.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Előző vállalatirányítási rendszerüket 2007-ben vették használatba 1 év tesztidőszak után. Noha a menedzsment alapvetően sikeresnek ítéli az akkori bevezetést, mely eredményeként megvalósult a banki interfésszel és a fuvaradatokat kezelő elszámoló központtal történő adatcsere, a kiválasztott nemzetközi hátterű ERP-vel az idők folyamán több probléma is felmerült:
- a tárgyi eszközök nyilvántartását nem tudta a magyar jogszabályoknak megfelelően kezelni, ezért ezeket már 2010 óta a CobraConto rendszerben vezették
- a devizás számlák alkalomszerű kiállítására szintén szigetrendszert kellett igénybe venni
- különösen a könyvvizsgálatok során jelentett problémát, hogy a programban elérhető szűrések, riportok, lekérdezések köre szűkös
- a szállító időközben egy másik nemzetközi ERP-re helyezte működésének fókuszát, az utóbbi években egy nyugdíjas tanácsadó volt a City Taxi segítségére, mely azonban főként beszámolási időszakban nehézkessé és lassúvá vált
- a jogszabályi követelményeknek való megfelelést a szoftver szállítója saját kezdeményezéssel nem támogatta, azokat külön kellett kezdeményezni, jelentős fejlesztési díjak megfizetése mellett
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
1. A szállítandó vállalatirányítási rendszerrel szemben egyértelműen azt az elvárást fogalmazták meg, hogy rendelkezzen a Magyarországon általánosan elvárt funkciókkal és már „dobozos” formában, a rendszer alaptudása a számlázástól a főkönyvi könyvelésig integrált módon biztosítsa a pénzügyi bizonylatoknak a számviteli- és adó törvény szerinti nyilvántartását, az elvárt analitikákkal együtt.
2.Meghatározták azon funkciók leírását, amelyek valószínűség szerint nem elvárt funkciói a szállítandó alap terméknek, ezért azokat egyedileg kell kifejleszteni az ajánlat nyertes szállítójának. Itt kaptak helyet az ERP központú információs rendszer integrálandó elemei is:
- Etaxi.hu vevői portál és elszámolóközpont
- Diszpécser központ, mely a fuvarokat szervezi
- OTP Simplepay fizetések
Budapest Bank: elektronikus banki kivonatok, csoportos átutalási és csoportos beszedési műveletek
3.Meghatározták továbbá, hogy a szállítandó számviteli programot és kiegészítő funkcióit (egyedi fejlesztéseket) milyen ütemezés szerint kell bevezetni.
A fejlesztés a szállítónál bevált menetrend szerint haladt: a teszt rendszerbe bekerült új funkciókat a belső tesztelés után a City Taxi munkatársaival közösen validálták, szükség esetén az új információk alapján a funkciókat korrigálták, majd újra jött a felhasználói tesztelés. Az elfogadás után az egyedi funkciók dokumentálása és ennek a dokumentumnak az átadása a megrendelő részére zárja a folyamatot.
Törzsadatok, nyitó tételek nélküli rendszert azonban nem lehet éles bevetésre küldeni, ezért a régi ERP adatbázisához kapott olvasási hozzáféréssel a konzulens előkészítette a migrálandó adatokat:
A szoros menetrend és a sok megvalósítandó funkció mellett a szoros, szinte napi kapcsolattartás a kulcsfelhasználókkal meghozta eredményét: 2020 első munkanapján a felhasználók az adatokkal feltöltött, működő programot vehettek használatba, természetesen éles indulási felügyelettel, melyet a bevezetést végigkísérő konzulens kolléga biztosított.
