Esettanulmány címe:
Hogyan digitalizáltuk egy piacvezető építőanyag gyártó számlakezelését?
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Magyarország egyik piacvezető, külföldi tulajdonban lévő építőanyag gyártó és forgalmazó vállalata immár több, mint 7 éve használja e-Zóna rendszerünket.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Kezdetben a kézi, papír alapú számlafeldolgozási és számlajóváhagyási folyamatukat kívánták modernizálni, digitalizálni, majd vállalatirányítási rendszerükkel integrálni.
A most már megszokott felhős megoldás helyett on premise üzemeltetésben gondolkodtak, amit a szakembereink közötti együttműködésnek köszönhetően sikeresen megvalósítottunk ügyfelünk szerverein. Ez az opció azzal jár, hogy a felhőben levő fejlesztések később kerülnek élesítésre, illetve a környezetek karbantartása is ügyfelünkre hárul.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Fontos volt számukra az információk láthatósági beállításainak megfelelő működése, hogy az egyes részlegek csak a saját magukhoz tartozó dokumentumokat láthassák. Ezt az e-Zóna rugalmas, de pragmatikus jogosultsági és láthatósági keretrendszerével maximálisan lefedtük. Könnyen meghatározhatóak a dokumentumok vonatkozó tulajdonságai, automatikusan a megfelelő és felhatalmazott személyhez kerülnek a jóváhagyandó iratok.
A számlák több úton is beérkezhetnek automatikusan a rendszerbe, akár e-mail szerveren keresztül, akár szkenner mappákból beolvasva, ezt a valós működésnek megfelelően fenntartjuk.
A megfelelő számlafej adatok megadása vagy kinyerése után és a jóváhagyási láncon végig haladva a számla adatai automatikusan betöltésre kerülnek a standard ERP interfészbe, így segítve a könyvelési folyamatot.
Az e-Zóna bevált partnerünknél, mi sem bizonyítja ezt jobban, hogy azóta a vállalatcsoport újabb tagjainál is bevezettük, még nemzetközi szinten is bemutatkozhattunk a rendszer többnyelvűsége által. (Jelenleg angol, német és szlovák nyelveken is elérhetőek egyes modulok).
A bejövő számlakezeléssel kapcsolatos pozitív tapasztalatok hatására újabb e-Zóna funkciót vettek használatba: a kimenő számlák hitelesítése és kiküldése is bevezetésre került, amit szintén több leányvállalatuknál alkalmaznak ma már.
Utoljára, de nem utolsó sorban a NAV online számlázás újabb lehetőséget biztosított az automatizációban: Az adóhatósághoz beküldött számlaadatok adatbázisából a magyar számlák adattartalmát le tudjuk kérdezni, így az iktatás során két adat – számlaszám, Partner adószáma - megadásával fel tudjuk tölteni az összes szükséges számlainformációt a rendszerbe.
Az e-Zóna bevezetésével visszakövethetővé vált a számla életútja, gyorsabbá és automatizálttá váltak a jóváhagyási és számlázási folyamatok, amit mi sem bizonyít jobban, mint a bevezetés óta feldolgozott több százezer számla.
