Esettanulmány címe:
Controlling rendszer kiépítése a Ferro-Sped 2000 Kft.-nél.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szállítás, raktározás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Megbízónk, a dabasi székhelyű Ferro-Sped 2000 Kft. a közúti árúszállítás piacán dolgozik, a túlméretes és speciális szállítás, szállítmányozás ágazatban kiemelkedő.
130 db saját járműszerelvénnyel rendelkezik, emellett kiterjedt alvállalkozói kör segíti a munkáját.
170-180 munkatárs tevékenységi körébe tartozik a fuvarfeladatokkal kapcsolatos koordináció, értékesítés, kapcsolattartás, valamint projekt munkákkal és az alvállalkozói körrel kapcsolatos adminisztráció.
Mára a szegmens meghatározó szereplője, nemzetközi szinten is elismert szolgáltató.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A teljeskörű controlling implementáció előtt a közép- és felsővezetők döntéshozatali folyamatait kizárólag leíró fuvar adatok, könyvelői listák támogatták. Ez komoly korlátokat jelentett, hiszen a vezetői szempontból releváns, elemzett és naprakész információk hiányoztak, amelyek elengedhetetlenek a döntések meghozatalához.
A problémák főbb forrásai a következők voltak:
1. Adatok elavultsága: A döntéseket nem valós idejű, releváns elemzések és önköltség-számítás alapján hozták meg, amelyek nem biztosítottak megfelelő alapot a gyors reakciókhoz a változó piaci környezetben.
2. Nem megfelelő adatstruktúra: A fuvar feladatokat leíró adatok és könyvelési adatok nem alkalmasak arra, hogy vezetői információkat biztosítsanak. A főkönyvi kivonatok és kartonok nem tükrözik az üzleti tevékenység profitábilis aspektusát.
3. Alacsony nyereségesség: A fuvarozási és szállítmányozási tevékenység margin-ja a piaci átlaghoz hasonlóan 2% alá csökkent, ami alacsony jövedelmezőséget jelentett. Ez a szint nem hagyott mozgásteret a beruházásokhoz vagy az esetleges piaci zavarok kezeléséhez. Az eszközök nem optimális kihasználtsága és a rájuk eső profit szintje szintén alulmaradt az elvárásokkal szemben, ami hosszú távon veszélyeztette a vállalat versenyképességét.
4. Megérzésen alapuló döntéshozatal: Az üzleti döntések többsége nem optimalizált folyamatok mentén, hanem korábbi rutinokon és megérzéseken alapult, ami jelentős kockázatot hordozott a változó piaci feltételek között.
Ezek a problémák együttesen akadályozták a vállalatot abban, hogy a rendelkezésre álló erőforrásokat hatékonyan használja ki, és a piaci lehetőségekre időben reagáljon. Az üzleti sikeresség fenntartásához és javításához elengedhetetlenné vált egy modern, BI-alapú controlling rendszer bevezetése, amely lehetővé tette a naprakész, döntéstámogató információk folyamatos elérését, majd második lépcsőként a folyamatok optimalizálását.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalat problémáinak megoldására egy Microsoft Power BI alapú controlling rendszert vezettünk be, amely az adatvezérelt döntéshozatal alapját képezte. A rendszer integrálja a vállalati pénzügyi és operatív adatok széles körét, biztosítva a naprakész és részletes elemzéseket.
Megoldás részletei:
Controlling keretrendszer alkalmazása: A rendszer tartalmazza a költséghelyek és profitcenterek kezelését, lehetővé téve a pontos költség- és eredményszámítást, valamint a különböző teljesítmények átlátható értékelését.
Nap- és fuvarszintű önköltség-számítás: A megoldás egyik legfontosabb eleme a fuvarszintű önköltség számítása, amely kiterjed külön-külön a saját kamionokra, alvállalkozók tevékenységére és a spedíció valamint a szerviz üzletágra
Ez a részletes adatfeldolgozás lehetővé tette, hogy minden tevékenységet a valós költségstruktúra alapján értékeljenek.
Elért üzleti előnyök:
1. Fuvaronkénti eredménykimutatás: A rendszer biztosítja, hogy minden egyes fuvarhoz, kamionhoz és vevőhöz kapcsolódóan pontos eredménykimutatás készüljön. Ezáltal a vezetők pontos képet kaptak arról, hogy az egyes tevékenységek és partnerek milyen mértékben járulnak hozzá a vállalat eredményéhez.
2. Pontosabb döntéshozatal: A naprakész adatok lehetővé tették a szervezeti struktúra és folyamatok átalakítását, optimalizálva a működést és növelve a hatékonyságot.
3. Piaci kihívások leküzdése: A rendszer kulcsszerepet játszott abban, hogy a vállalat sikeresen alkalmazkodjon a COVID utáni gazdasági recessziót követő fellendüléshez. A hatékony tervezésnek és elemzéseknek köszönhetően a nettó haszonkulcsot 10% fölé sikerült emelni, jelentősen javítva a vállalat jövedelmezőségét.
Az új controlling rendszer nemcsak a vállalat pénzügyi stabilitását erősítette meg, hanem megalapozta a további fejlődés lehetőségét is, biztosítva a versenyképességet és a fenntartható növekedést.
