Esettanulmány címe:
Fruitsys Zrt. Odoo ERP rendszer bevezetés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Fruitsys Zrt. a vendéglátóipari szektor digitális megoldásaira specializálódott. Fő tevékenysége a vendéglátósok problémáira informatikai megoldás nyújtása: szoftverek és hozzájuk kapcsolódó eszközök fejlesztése, értékesítése és bérbeadása. Fókuszában a komplex rendszerek állnak: a kisebb szezonális egységektől a nagyobb éttermekig és rendezvényekig kínál integrált megoldásokat.
A 2024-es adatok szerint éves nettó árbevétele megközelíti az 1,8 milliárd forintot, alkalmazotti létszáma pedig körülbelül 25 fő. A cég a piaci megbízhatóság tekintetében magas, AA+ bonitási besorolással rendelkezett 2025-ben.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Fruitsys Zrt. üzleti működésének alapvető komplexitása az integrált hardver, szoftver és szolgáltatás portfóliójából ered, amely magában foglalja az értékesítést, a bérbeadást és a teljes körű szervizelést. Ennek a sokrétű tevékenységnek a hatékony menedzselése kritikus fontosságú, ami egy integrált informatikai rendszer bevezetését indokolja.
A szükséges funkciók közül alapvető a teljes kereskedelmi tevékenység pontos nyomon követése a lead generálástól a számlázásig. Kiemelt fontosságú mintegy 1300 aktív előfizetés teljes ciklusának kezelése, ami magában foglalja a szerződéskötést, a havi, automatizált ismétlődő számlázást és a státuszváltozások precíz regisztrálását. Emellett a hardver értékesítés folyamatát is le kell fedni, a raktárkezeléstől és lefoglalástól a logisztikai koordináción át a helyszíni beüzemelés dokumentálásáig.
A legnagyobb komplexitást a hardver eszközök bérbeadásának teljes életciklus menedzsmentje jelenti. Ez nem csak az eszközök előkészítését, kiszállítását és beüzemelését foglalja magában, hanem a bérleti díjak havi rendszeres számlázását, a bérleti időszak alatt az eszközök állapotának követését, majd a szerződés végén történő visszavételt és leszerelést is. Ez a modul a pénzügyi folyamatok és a logisztika szoros összehangolását igényli.
Végül, de nem utolsósorban az ügyfélszolgálat (ticketing rendszer) és a helyszíni javítási munkálatok koordinálása elengedhetetlen. Ennek ki kell terjednie a garanciális és azon túli eszközjavítások adminisztrációjára, a technikusok terhelésének diszponálására és a kiszállások ütemezésére. Külön igény az egyedi POS kassza szoftverek fejlesztési és karbantartási folyamatának beépítése is, amely a projektek és a termékfejlesztés követését igényli.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Fruitsys Zrt.-nél bevezetett megoldás egy komplex Odoo Enterprise ERP rendszer volt, amely a cég teljes üzleti folyamatát lefedi, a felméréstől a folyamatos támogatásig. A rendszer mintegy 65 felhasználó (belső dolgozók és külsős partnerek) mindennapi munkáját támogatja.
A bevezetett funkciók skálája rendkívül széles, lefedve a Lead generálást és értékesítést, a Szerződés- és Beszerzés menedzsmentet, valamint a teljes Raktár- és Kiszállítási folyamatot (adatbázis telepítés, hardver eszközök előkészítése, időpont egyeztetés, kiszállítás, helyszíni beüzemelés). Kiemelt jelentőséggel bír a Bérletes szerződések és a Garanciális/garancián túli javítások integrált kezelése, beleértve a cserealkatrészek követését és a munkálatok számlázását.
Az üzleti folyamatok automatizálása jelentős hatékonyságnövekedést eredményezett: megvalósult az automatikus számlázás, a banki integráció révén a fizetettség követése, és a felszólító kezelés. Az Ügyfélszolgálati jegyek és a Dolgozói nyilvántartás (HR, felvételiztetés, munkaidő, szabadság), valamint Ügyfél-elégedettségi felmérés bevezetése javította a belső és külső szolgáltatások minőségét. További előny a Flotta nyilvántartás GPS-es követéssel, a Vevők oktatása és vizsgáztatása, valamint a Dokumentum- és Tudástár-kezelés, amelyek stabil alapot biztosítanak a zavartalan, átlátható és költséghatékony működéshez.
Pontos számadatokkal nem rendelkezünk, hogy mennyit jelentett a Fruitsys Zrt életében az Odoo Enterprise ERP bevezetése, de 1300 ügyfél 9500 eszközének a lekezelését és 65 dolgozó munkájának összehangolását képtelen lenne egy ekkora vállalat elvégezni egy komplex integrált rendszer nélkül.
