Esettanulmány címe:
Microsoft 365 bevezetése az M-DOPEN Kft-nél.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az M-DOPEN Kft. egy 2019-ben alapított magyar vállalat, székhelye Kiskunhalason található.
Ágazat: A cég fő tevékenysége az elektromos és híradás-technikai célú közművek építése, amely magában foglalja az elektromos és kommunikációs hálózatok kiépítését és karbantartását.
Cégméret: 2024-ben az M-DOPEN Kft. alkalmazottainak száma 19 fő volt.
Piaci körülmények: Az elektromos és híradás-technikai közműépítés ágazata Magyarországon versenyképes, számos szereplővel. Az M-DOPEN Kft. sikeresen részt vett közbeszerzéseken, három alkalommal nyert, valamint egy európai uniós pályázaton is eredményes volt, ami jelzi a cég piaci jelenlétét és versenyképességét.
Erőforrások: A vállalat jegyzett tőkéje 3 és 5 millió forint között van. 2023-ban a nettó árbevétel meghaladta a 330 millió forintot, az adózott eredmény pedig 10 és 20 millió forint között mozgott, ami stabil pénzügyi hátteret biztosít a cég számára.
Az M-DOPEN Kft. folyamatos növekedést mutat eredményeiben.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
**A megoldandó üzleti probléma: Felhőalapú adatkezelés és Office szolgáltatások bevezetése**
Az M-DOPEN Kft. működésének hatékonyságát jelenleg korlátozza a hagyományos, helyben telepített szoftverek és fizikai adatkezelési rendszerek használata. Az ilyen infrastruktúrák jelentős karbantartási és üzemeltetési költségekkel járnak, valamint nem biztosítják a rugalmas és biztonságos hozzáférést az adatokhoz és alkalmazásokhoz. Az adatok elérésének nehézkessége különösen problémát jelent a cég növekedése és a csapatok közötti együttműködés szempontjából, különösen az egyre gyakoribb távoli munkavégzés követelményei mellett.
**A probléma főbb kihívásai:**
1. **Hatékonyság és rugalmasság hiánya:** Az alkalmazottak közötti adatmegosztás nehézkes, különösen a távoli helyszíneken dolgozók esetében. A jelenlegi megoldások korlátozzák az együttműködési lehetőségeket.
2. **Növekvő adatbiztonsági kockázatok:** A helyben tárolt adatok nagyobb mértékben ki vannak téve a fizikai és informatikai biztonsági kockázatoknak, mint a modern, felhőalapú rendszerek.
3. **Karbantartási és fejlesztési költségek:** Az elavult szoftverek és hardverek frissítése, karbantartása jelentős erőforrásokat von el, ami hátráltatja a cég innovációra és növekedésre fordítható kapacitását.
4. **Piaci versenyképesség:** A cég digitalizációs fejlettségének hiánya korlátozza az ügyfélszolgálati és projektmenedzsment-folyamatok versenyképességét.
**A felhőalapú adatkezelés és Office szolgáltatások bevezetésének célja:**
- Az adatok rugalmas, bárhonnan történő elérhetőségének biztosítása.
- Hatékonyabb csapatmunka támogatása valós idejű dokumentumszerkesztési és kommunikációs eszközökkel.
- Adatbiztonság növelése a modern titkosítási és biztonsági technológiák alkalmazásával.
- Üzemeltetési költségek csökkentése, az IT-infrastruktúra fenntartásának egyszerűsítése.
- A cég versenyképességének növelése azáltal, hogy a modern IT-megoldásokkal javítja a projektmenedzsment és ügyfélszolgálati hatékonyságot.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az M-DOPEN Kft.-nél a Microsoft 365 (korábban Office 365) megoldást vezettük be, amely átfogó, felhőalapú szolgáltatásokat kínál a hatékonyabb üzleti működés érdekében. A megoldás magában foglalja a Microsoft Office alkalmazásokat (Word, Excel, PowerPoint), a csoportmunka-támogató eszközöket (Teams, SharePoint), valamint a felhőalapú tárolást (OneDrive).
**Bevezetési folyamat:**
1. **Igényfelmérés és tervezés:** Az üzleti folyamatok átvilágítása és az egyedi igények feltérképezése után kidolgoztuk a Microsoft 365 integrációjának ütemtervét.
2. **Infrastruktúra előkészítése:** A meglévő adatbázisok és helyi rendszerek migrálása a Microsoft felhőalapú platformjára, beleértve az adatbiztonság szigorú biztosítását.
3. **Oktatás és támogatás:** Az alkalmazottak számára oktatásokat szerveztünk az új rendszer hatékony használatára, biztosítva az átállás zökkenőmentességét.
4. **Üzembe helyezés és folyamatos karbantartás:** Az új rendszer élesítése és az esetlegesen felmerülő technikai problémák gyors megoldása.
**A bevezetés eredményeként elért üzleti előnyök:**
1. **Hatékonyabb együttműködés:**
- A Microsoft Teams lehetővé tette a valós idejű kommunikációt és közös munkát a projektek során.
- A SharePoint és OneDrive segítségével az adatok bárhonnan elérhetők, biztonságosan megoszthatók és közösen szerkeszthetők.
2. **Adatbiztonság növelése:**
- Az automatikus mentések, titkosítások és az Azure AD-alapú hozzáférés-kezelés révén a cég adatai most már jobban védettek.
- GDPR-kompatibilis megoldások kerültek bevezetésre, ami megfelel az európai adatvédelmi szabályoknak.
3. **Költségcsökkentés:**
- A helyi szerverek karbantartási költségeinek megszűnése.
- Az előfizetéses modell lehetővé tette, hogy a cég csak a szükséges kapacitásokért fizessen.
