Esettanulmány címe:
Iránytű: Felhőalapú vállalatirányítási rendszer bevezetése Székesfehérvár Városgondnokságánál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
közigazgatás, védelem; kötelező társadalombiztosítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Székesfehérvár Városgondnoksága Kft. a város közterületeinek fenntartásáért, karbantartásáért és üzemeltetéséért felelős önkormányzati tulajdonú vállalat. A szervezet közel 500 főt foglalkoztat, és számos területen biztosít városi szolgáltatásokat, beleértve a köztisztaságot, parkfenntartást, útkarbantartást és ingatlanüzemeltetést.
Az ügyviteli és operatív folyamatok kezdetben papíralapú nyilvántartásokkal és manuális adminisztrációval működtek, ami átláthatatlanná tette a munkafolyamatokat és az adatkezelést. Az Iránytű vállalatirányítási rendszer bevezetésével a nyilvántartásokat és folyamatokat digitális platformra helyezték át, amely jelentősen csökkentette az adminisztrációs terheket, javította a folyamatok hatékonyságát és biztosította a valós idejű adathozzáférést. A rendszert közel 100 fő használja napi szinten, biztosítva a gördülékeny működést és az adatok gyors elérését.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Székesfehérvár Városgondnoksága Kft. ügyviteli rendszere kezdetben manuális folyamatokra épült, amely számos nehézséget okozott a számlázás, megrendelések és költségkezelés területén. A meglévő rendszer nem tudta hatékonyan kezelni az eltérő méretű projektek és az osztályok közötti belső munkafolyamatok összehangolását.
1. Számlázás és pénzügyi adminisztráció problémái
A vezetőségnek fizikailag kellett aláírnia minden számlát, ami késedelmeket okozott.
A szakfelelősök néha elvesztették a számlákat, amit pótolni kellett, tovább lassítva a folyamatokat.
A kontírozás és utalások lassan zajlottak, mivel a rendszer nem támogatta a digitális jóváhagyást.
A pénzügyi nyilvántartások nem voltak összekapcsolva a megrendelésekkel, ami átláthatatlanná tette a költségkezelést.
2. Megrendelések és osztályok közötti koordináció
Az osztályok egy része kivitelező csapattal rendelkezett, míg mások csak adminisztratív feladatokat láttak el.
Példa: az uszodai karbantartásokért a Karbantartási Divízió volt felelős, így ezek belső rendelések voltak.
Ha egy projekt több divíziót érintett, az osztályoknak egymásra kellett várniuk, ami késedelmeket okozott.
3. A megrendelések skálázhatóságának problémája
A rendszernek egy kisjavítást és egy nagy beruházást is egyetlen felületen kellett kezelnie.
A külső és belső megrendeléseket egy rendszerben kellett nyilvántartani, de a meglévő manuális módszerek ezt nem támogatták.
A munkalapok és költségadatok hiányosan voltak vezetve, így az önköltségszámítás és a pénzügyi követés pontatlan volt.
Ezek a problémák időveszteséget, pénzügyi bizonytalanságot és az operatív folyamatok akadozását eredményezték. Az Iránytű vállalatirányítási rendszer bevezetése pontosan ezeket a kihívásokat célozta meg, egy digitális, integrált és skálázható megoldással.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Székesfehérvár Városgondnoksága Kft. ügyviteli rendszerének digitalizálása az Iránytű vállalatirányítási rendszer bevezetésével történt. Az új rendszer célja a pénzügyi adminisztráció, a belső és külső megrendelések, valamint a költségkezelés hatékonyabbá tétele volt.
1. Számlázás és pénzügyi adminisztráció gyorsítása
A számlák aláírása elektronikus jóváhagyással történik, így megszűnt a papíralapú adminisztráció okozta késlekedés.
Az elveszett számlák problémája megszűnt, mivel minden dokumentum digitálisan tárolódik.
Az integrált pénzügyi modul automatizálja a számlák kontírozását és az utalásokat, csökkentve az adminisztrációs hibákat.
2. Megrendelések kezelése és osztályok közötti koordináció
A rendszer lehetővé teszi a belső és külső megrendelések együttes kezelését egyetlen felületen.
Az osztályok közötti belső megrendelések (pl. uszodai karbantartás) automatikusan a megfelelő divízióhoz kerülnek.
A digitális munkalapok révén minden osztály pontosan követheti a saját költségeit és erőforrás-felhasználását.
3. Projektek és költségelszámolás átláthatóságának növelése
A rendszer egyaránt képes kisjavítások és nagyberuházások kezelésére.
Minden projekt önálló költséghelyet kapott, így az önköltség-számítás pontosabb lett.
A rendszer automatizált pénzügyi kimutatásokat generál, segítve a gyorsabb és pontosabb vezetői döntéshozatalt.
Bevezetés utáni eredmények
A számlázási és pénzügyi adminisztráció feldolgozási ideje 60%-kal csökkent.
A belső megrendelések átfutási ideje lerövidült, így a karbantartási és kivitelezési munkák gyorsabban elvégezhetők.
A költségszámítás és pénzügyi tervezés pontosabbá vált, javítva az erőforrás-gazdálkodást.
Az Iránytű rendszer bevezetése jelentősen leegyszerűsítette a Városgondnokság adminisztratív és operatív folyamatait, növelve a szervezet hatékonyságát.
