Esettanulmány címe:
Dokumentuméletút-kezelő, jóváhagyó rendszer fejlesztése, bevezetése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk Magyarország egyik legsikeresebb vállalatirányítási rendszereket szállító társasága, összetett és szerteágazó tevékenységet végző vállalatok, vállalatcsoportok ügyviteli megoldására szakosodott. Az elmúlt közel 25 évben integrált vállalatirányítási megoldások szállítójaként, ERP rendszerek bevezetésével foglalkozó csapata mögött, több mint százhúsz sikeres bevezetési projekt áll.
Ennek eredményeként olyan szakmai tapasztalatra tett szert, mely nem csupán a vállaltirányítási rendszerek szakértőjévé emelte, hanem olyan know-how birtokosává is, amivel speciális szakiparági, szakterületi egyedi szoftver megoldásokat terveznek és fejlesztenek.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Ügyfelünk által folytatott konzulensi tevékenység jellegéből adódóan nagy mennyiségben keletkeznek projektdokumentumok, amelyeket egy fájlszerveren tárolnak, bonyolult mappa struktúrában. Nem megoldott a dokumentumok keresése, kategóriába sorolása, a keresésnél jelenleg a fő támpontok, a tartalmazó mappa útvonala, a fájlnév, amely az egyes dokumentumok verzióinak az információit is hordozza és az utolsó mentés dátuma. Ez gyakran vezet oda, hogy párhuzamos verziók alakulnak ki, mivel a legtöbb dokumentumon egy projekt során több ember dolgozik. A dokumentáció kuszasága addig fajult, hogy hátráltatja a hatékony munkát.
Egy másik probléma, hogy bizonyos dokumentumokat (ajánlatadás, szerződések), az ügyfélnek történő kiküldés előtt, jóvá kell hagyni, ennek az átfutási ideje hosszú, menedzselése informatikai eszközökkel nem támogatott, a vezetőségtől indokolatlanul sok időt von el.
A cég figyelmet fordított arra, hogy munkafolyamatait szabványosítsa, ezért ISO 9000 rendszert vezetett be. Ennek a dokumentálása, végül is az Isolution szoftver alap funkcionalitása, melynek a vezetőség kimondottan örült.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A bevezetés egy projekt keretében végeztük el, melynek megkezdésekor az alábbi célokat fogalmaztuk meg:
• Az ajánlatadás, szerződéskötés folyamatát jóváhagyási folyamatba kell foglalni, mindezt teljesen elektronikus úton.
• Meg kell szüntetni azt az időpazarló gyakorlatot, amikor a munkatársak azzal töltik az idejüket, hogy egy dokumentum utolsó verzióját keresgessék.
• A dokumentáció kategóriákba sorolása, meta adatok szerinti kereshetősége is nagy előrelépés lenne.
• A teljes ISO 9001 dokumentációt kezelje a rendszer és a projekt dokumentációkat is.
A projektet teljes mértékben MS SharePoint alapokra építettük és az Isolution nevű dokumentum¬életút kezelő szoftverre, mely az Aloha Informatika Kft. fejlesztése. SharePoint platformból az ingyenes SPS Foundation 2013 verzióra esett a választás, melyet a szintén ingyenes MS SQL Express 2012 adatbázis szerver szolgált ki.
Az ISO dokumentáció kezelésére használt üzleti logikát kiegészítettük és a jóváhagyási folyamat használható ajánlatok és szerződések szerkesztésére, kibocsátás előtti jóváhagyására, mindezt az ISO dokumentáció kezeléséhez teljesen analóg módon, verziókezeléssel és csoportmunka-végzéssel támogatva.
A funkcionálisan eltérő dokumentumokhoz, eltérő dokumentumtárakat használunk, mely támogatja a szerepkör alapú jogosultsági beállításokat.
A projekt eredményeképpen teljes mértékben megvalósultak az elvárt célok, a munkatársak kétszeri oktatás után használatba vették az új rendszert. A dokumentumkategóriák és sablonok meghatározása után megkezdődhetett a dokumentumok migrálásának, feltöltésének folyamata, melyet úgy alkottunk meg, hogy csak az előkészítési munka igényelt emberi beavatkozást, maga a feltöltés automatikus volt.
További lépések:A projektdokumentumok kezelésének kiterjesztése, a Prince2 módszertan követelményeinek megfelelően, különös tekintettel az ismétlődő projektfázisokra és feladatokra.
