Esettanulmány címe:
AI‑alapú ügyintézési folyamat digitalizálása egy hazai közép‑vállalkozásnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szállítás, raktározás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk, egy hazai, közép méretű hozzávetőlegese 30 munkatársat foglalkoztató ügyintézéssel foglalkozó iroda, amely kis‑ és középvállalkozások import‑export ügyleteinek vámkezelését intézi. A társaság alapvetően manuális folyamatokkal dolgozott korábban, így a napi több tucat megbízás teljesítése nagy adminisztrációs terhet jelentett számukra. Az ügyfélkör növekedésével megnőtt az igény a megbízások elektronikus kezelésére, a dokumentumok rendszerezett tárolására és az ügyfelek gyorsabb tájékoztatására. Saját IT‑erőforrásai korlátozottak voltak, ezért felhőalapú, automatizált szolgáltatások bevezetését kereste.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vámügynökségnél az ügyfelek megbízásait telefonon és e‑mailben adták le, a dokumentumokat különböző formátumokban küldték, így az adatok manuális rögzítése időigényes és hibalehetőséggel teli volt.
A csatolt dokumentumok sokszor idegen nyelvűek voltak, amelyeket a vámügyintézők fordítottak le, és saját tapasztalat alapján határozták meg az ügyintézéshez szükséges kiegészítő adatokat is. A folyamatok nem voltak sztenderdizálva, a ügyfelek nem kaptak visszajelzést a státuszokról, ezért gyakoriak voltak a telefonos érdeklődések, sok volt a manualitás. A vezetés nem látta át a működést, így nehezen tudta allokálni a munkatársakat. A dokumentumokat helyi hálózati meghajtón tárolták, ami nem volt biztonságos, és távoli munkavégzésre sem adott lehetőséget.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Ügyfelünk a mi rendszünket választotta és vezette be rövid idő alatt, amely többek között automatizált folyamatmenedzsmentet, feladat és felhasználókezelést, automatikus e‑mail értesítést, automatizmusokkal támogatott kommunikációt, valamint két AI‑modult tartalmazott az igényeknek megfelelően: az egyik AI modul fordította a csatolt dokumentumokat, a másik pedig az ügyintézők munkáját támogatta javaslatokkal (pl: leírás alapján kiegészítő információkra tett javaslatot, mint az alkalmazott tarifakódok)
A bevezetést követően, az ügyfél megbízásait a megrendelők egy publikus webportálon adják le, ahol saját fiókjukban követhetik az aktuális és korábbi megbízások állapotát, így megszűnt a manualitás és az állandó kapcsolattartás igénye. A vámügyintézők egy dashboardon látják a rájuk kiosztott ügyeket, az AI‑javaslatok révén gyorsabban és pontosabban dolgoznak, és integrált API‑k segítik az automatizált adatszolgáltatást.
A vezetők számára külön dashboard biztosít teljes rálátást a megbízásokra és az erőforrások elosztására. A dokumentumok a felhő alapú tárhelyen biztonságosan, visszakereshetően tárolódnak. A bevezetés eredményeként a vámkezelési folyamat átfutási ideje 30–40 %-kal csökkent, az adminisztrációs hibák száma jelentősen mérséklődött, az ügyfelek pedig folyamatos státuszinformációt kapnak a megbízásukról.
