Esettanulmány címe:
Hatékony projekt- és feladatkezelés egy könyvelőirodánál: a Rapid Ügyvitel bevezetése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ebben az esettanulmányban egy négy-öt főt foglalkoztató, kis méretű könyvelőiroda szerepel, amely főként mikro- és kisvállalatoknak nyújt könyvelési, könyvvizsgálati és adótanácsadási szolgáltatásokat. Bár ügyfélköre az évek során folyamatosan gyarapodott, a vállalat nehézségekbe ütközött a belső folyamatok hatékony szervezésében. Mivel mindössze néhány munkatárssal dolgoznak, rendkívül fontos volt egy integrált megoldás, amely segít a beérkező feladatok rendszerezésében, a határidők pontos követésében és a projekttervezésben. A vezetés felismerte, hogy a versenyképesség megtartása érdekében mielőbb szükség van egy átfogó, megbízható rendszerre.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A legfőbb nehézséget az jelentette, hogy az ügyfelek e-mailben érkező kérései nem kerültek központi nyilvántartásba, így gyakran elhúzódott a válaszadás, és nehezen volt követhető, ki milyen feladatot vállalt. A prioritások sem voltak egyértelműen meghatározhatók, ezért előfordult, hogy egyes projektek megkapták a szükséges erőforrást, míg mások háttérbe szorultak. A munkaórák nyilvántartása is hiányos volt, ami megnehezítette a projektköltségek felmérését és az esetleges túlterhelés azonosítását.
A hiányos adatgyűjtés miatt a vezetők nem rendelkeztek elegendő információval ahhoz, hogy pontos idő- és költségbecsléseket készítsenek a jövőbeli megbízásokra. Mivel a szervezet nem látta át átfogóan a korábbi projekteket, sem a rájuk fordított időt, sem a ténylegesen felmerült költségeket, a tervezés többnyire becsléseken alapult. Mindez a szolgáltatás minőségét veszélyeztette, hiszen az ügyfelek egyre inkább igényelték a gyors és pontos tájékoztatást a folyamatban lévő munkákról.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalkozás a Rapid Ügyvitel integrált ügyviteli rendszerét vezette be, amely magában foglal jegykezelő, projekt- és feladatkezelő funkciókat. Ennek köszönhetően minden bejövő kérés azonnal rögzítésre kerül, és egyértelműen kijelölhető a felelős, valamint a szükséges határidő. A jegyrendszer strukturált módon tárolja az ügyféligényeket, csökkentve az elveszett vagy elfelejtett feladatok számát.
A projektkezelő funkció révén a cégvezetés valós időben nyomon követheti, ki milyen feladaton dolgozik, és hol tart a projekt. A munkatársak ráfordított idejét, a projektek ütemezését és a költségeket is egyetlen felületen lehet kezelni, ami nagyban megkönnyíti a tervezést és az erőforrás-elosztást. Mindez hatékonyabbá tette a belső kommunikációt, és csökkentette a párhuzamos vagy ismétlődő munkavégzést.
A bevezetés után könyvelőiroda jelentős javulást tapasztalt a feladatok átláthatóságában és a reakcióidőben. A strukturált folyamatoknak köszönhetően megnőtt az ügyfelek elégedettsége, és a vezetőség pontosabb képet kapott arról, mely területeken érdemes erősíteni vagy optimalizálni. A Rapid Ügyvitel így a cég méretétől függetlenül professzionális megoldást nyújtott, lehetővé téve a magas szintű szolgáltatás folyamatos fenntartását.
