Esettanulmány címe:
Digitális kontrolling bevezetése kisvállalkozásban – IQTATO esettanulmány
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kiadói tevékenység, műsorszolgáltatás, tartalomszolgáltatás és -terjesztés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy budapesti középvállalkozás, amely digitális termékfejlesztéssel foglalkozik. Körülbelül 15 fős csapatával hazai és nemzetközi SaaS startupoknak nyújt UX/UI design, fejlesztés és tanácsadási szolgáltatásokat. A cég dinamikus növekedési szakaszban van, egyre több párhuzamos projektet kezel, és komplexebb pénzügyi működést igényel. Ennek kapcsán döntöttek úgy, hogy külső kontrollerrel kezdenek el dolgozni, és könyvelőt is váltanak. Ezzel egy időben olyan adminisztrációs rendszerre volt szükségük, amely már nem csak könyvelési célokat szolgál, hanem a kontrolling paraméterezését és riportálást is támogatja.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Korábban a cég Excelben vezette a számlákat, kézzel töltötték ki az adatokat és külön e-mailben küldték el a könyvelőnek. Ez a módszer nem volt skálázható, nehezen kezelte a párhuzamosan futó projektek költségeit, és nem biztosított valós idejű rálátást a pénzügyi helyzetre. A kontroller munkájához sem állt rendelkezésre strukturált, elemzésre alkalmas adat. A könyvelőváltással együtt szükség volt egy új rendszer bevezetésére, ahol a kontrolling szempontú adatok (pl. projekt, költségtípus, költséghely, státusz) egyszerűen és egységesen rögzíthetők.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A cég bevezette az IQTATO nevű kontrolling-alapú számlakezelő rendszert. A szoftver lehetővé teszi:
• a bejövő és kimenő számlák kezelését egy helyen,
• a NAV rendszerből történő automatikus adatbetöltést,
• az egyedi kontrolling szempontok (projekt, költségtípus, státusz) paraméterezését,
• több cég kezelését, partnerlisták és bankkivonatok kezelését,
• valamint az egyszerű exportot a könyvelő és kontroller számára is.
A bevezetés után:
• strukturáltabbá vált az adminisztráció,
• jelentősen csökkent az adatrögzítési hiba és az adminisztrációs idő,
• a kontroller számára azonnal elérhetővé váltak a releváns adatok riportkészítéshez,
• és könnyebb lett a könyveléssel való együttműködés az egységes struktúrájú adatok miatt.
A rendszer gyors betanulása és használhatósága lehetővé tette, hogy már néhány héten belül értékelhető kontrolling adatokkal dolgozzanak.
