Esettanulmány címe:
AI ügynökökkel működő zárt Corporate BRAIN rendszer bevezetése egy B2B kereskedelmi KKV-nál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Anonimizált ügyfél: magyar tulajdonú, 32 főt foglalkoztató budapesti kereskedelmi és szolgáltató KKV, amely ipari és irodai eszközök B2B értékesítésével, ajánlatadással és ügyféltámogatással foglalkozik. A cég több száz visszatérő vállalati ügyfelet, több ezer terméket, rendszeres beszállítói ajánlatokat és nagy mennyiségű ügyfélkommunikációt kezel. A piaci környezetben gyors ajánlatadásra, pontos készlet- és árkezelésre, valamint magas ügyfélmegtartásra van szükség. A vállalkozás erőforrásai korlátozottak voltak: az értékesítési, pénzügyi, beszerzési és ügyfélszolgálati tudás külön rendszerekben, táblázatokban, e-mailekben és munkatársi tapasztalatokban volt szétszórva. A cél egy zárt, saját adatokból dolgozó, AI ügynökökkel támogatott működési rendszer bevezetése volt.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfélnél a fő probléma nem egyetlen folyamat lassúsága volt, hanem az, hogy az értékesítés, beszerzés, pénzügy és ügyfélszolgálat egymástól elszigetelten működött. Egy beérkező ajánlatkérés feldolgozásához több forrásból kellett adatot gyűjteni: korábbi rendelésekből, termékkatalógusokból, beszállítói árlistákból, szerződési feltételekből, készletinformációkból és e-mail előzményekből. Ez lassította az ajánlatadást, növelte a hibázás esélyét, és sok ismétlődő adminisztrációt okozott.
A vezetőség nemcsak dokumentumkeresőt vagy chatbotot keresett, hanem olyan digitális működési réteget, amely a napi üzleti eseményekre reagálni tud. Tipikus probléma volt, hogy egy új érdeklődőnél az értékesítő kézzel ellenőrizte az ügyféltörténetet, a beszerzés külön kért beszállítói árakat, a pénzügy külön vizsgálta a fizetési kockázatot, az ügyfélszolgálat pedig külön válaszolt a státuszkérdésekre. Emiatt egy egyszerű B2B ajánlat elkészítése is több belső egyeztetést igényelt.
A cél az volt, hogy a cég ne csak gyorsabban keressen a saját tudásanyagában, hanem AI ügynökök segítségével részben automatizálja a teljes ajánlatadási és rendelés-előkészítési folyamatot. Kiemelt elvárás volt, hogy a megoldás zárt környezetben működjön, a cég saját dokumentumaiból és rendszereiből dolgozzon, és minden AI-javaslat ellenőrizhető, naplózott és ember által jóváhagyható legyen.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A CEOX PrivateGPT alapú Corporate BRAIN megoldása zárt, vállalatra szabott AI ügynökrendszerként került bevezetésre. Nem egy általános chatbot készült, hanem egy Agent Orchestrator vezérlőréteg, amely több specializált AI ügynök munkáját hangolja össze. Az Értékesítési Ügynök minősíti a beérkező érdeklődéseket és előkészíti az ajánlatvázlatot; a Beszerzési Ügynök összeveti a beszállítói árakat és feltételeket; a Pénzügyi Elemző Ügynök figyeli a fizetési kockázatot és kintlévőségeket; az Ügyfélszolgálati Ügynök a céges tudástárból válaszol ismétlődő kérdésekre; a Vezetői Ügynök pedig napi összefoglalót és KPI-riportot készít.
A megoldás különleges eleme, hogy az AI nem passzív keresőként működik, hanem digitális munkatársak hálózataként: felismeri a beérkező üzleti eseményt, feladatokra bontja, a megfelelő ügynökökhöz rendeli, majd emberi jóváhagyásra előkészíti a döntést. A rendszer a cég saját dokumentumaiból, termékkatalógusaiból, árlistáiból, ügyfélelőzményeiből és belső szabályaiból dolgozik, zárt és auditálható működéssel.
A bevezetést követően gyorsult az ajánlatadás, csökkent a kézi adatgyűjtés és egységesebbé vált az ügyfélkommunikáció. A vezetőség valós idejű képet kapott az ügynökök által kezelt feladatokról, a folyamatok státuszáról, az automatizált munkamennyiségről és a szűk keresztmetszetekről. Az üzleti előny a gyorsabb reakcióidőben, a kevesebb adminisztrációban, a jobb vezetői kontrollban és a skálázhatóbb működésben jelent meg.
