Esettanulmány címe:
Digitális transzformáció a vendéglátásban – Happy Solutions integrált rendszer bevezetése több egységes étteremláncnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy több egységet működtető, középvállalati méretű vendéglátóipari cég, amely három éttermet és egy külön rendezvényhelyszínt üzemeltet, továbbá három központi raktárral dolgozik. A vállalat napi szinten nyitva tart, heti hét napon át, és összesen 25 főállású alkalmazottal látja el tevékenységét. A cég a gasztronómiai piacon kiemelkedő minőségi szolgáltatást nyújt, azonban a megnövekedett forgalom és a több telephely együttes működtetése komoly kihívásokat jelentett az adminisztráció, a raktárkészlet-kezelés, a pénzügyi nyomonkövetés és az online értékesítési csatornák integrációja terén.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfél működését jelentősen lassította, hogy a napi szintű értékesítési, készletgazdálkodási és pénzügyi adatok több, egymástól független rendszerben futottak. Ez a gyakorlat számos problémát okozott:
• Napi szintű manuális adminisztráció: Az értékesítési és készletadatok külön táblázatokban történő rögzítése rengeteg időt vett igénybe, és gyakran vezetett hibákhoz.
• Készlethiány és túlkészletezés: A három központi raktár és a három étterem készleteinek manuális összehangolása nehézkes volt, ami gyakran hiányhoz vagy túlzott készletezéshez vezetett.
• Átláthatatlan pénzügyi kimutatások: A vezetőség számára nem álltak rendelkezésre naprakész, integrált pénzügyi riportok, így a stratégiai döntéshozatal sokszor nehézkesen és késéssel történt.
• Online és offline értékesítési csatornák széttagoltsága: A saját éttermi értékesítés mellett a cég több kiszállítási platformmal is együttműködik, de ezek adatai nem voltak összekötve, így az árbevétel és forgalmi statisztikák manuális összevetést igényeltek.
• Munkaerő-kezelés és beosztástervezés: A 25 fős csapat munkarendjének összeállítása manuálisan történt, ami gyakran eredményezett kapacitáshiányt vagy túlóraköltségeket.
Az ügyfél célja az volt, hogy egyetlen, integrált digitális rendszer segítségével automatizálja a mindennapi adminisztratív feladatokat, valós idejű adatokat nyerjen a készletekről és a bevételekről, valamint hatékonyabb működést érjen el mindhárom egységben.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Happy Solutions bevezetésével az ügyfél egy teljesen integrált, felhőalapú, modulárisan bővíthető szoftverrendszert kapott, amelyet a vendéglátó egységinek Hardware megoldásihoz (Windows, Android) igazítottunk. A bevezetett főbb modulok:
• Értékesítés-kezelő modul: A három étterem POS rendszere egységes platformon fut, amely valós időben szinkronizálja az adatokat a központi rendszerrel. QR kódos rendelés és fizetés, mobil rendelés feladás
• Raktárkezelés és készletoptimalizálás: A három központi raktár és az éttermek készleteinek automatizált, valós idejű nyomonkövetése minimalizálta a hiányt és a túlkészletezést.
• Pénzügyi modul: Automatizált bevételi és kiadási kimutatások, áfa-bontással, integrált online számlázással és napi szintű riportokkal.
• Online rendelés-integráció: A különböző házhozszállítási platformok (pl. Wolt, Foodora) és a saját online rendelési rendszer adatainak automatikus összevezetése egyetlen felületre.
• Futár management modul: saját futár és külsős futár szolgáltató integrálása, futár elszámolás stb.
Továbbá használják még a számlázó modult, a foglalási modult, diszpécser és operátor modult, törzsvásárlói modult.
Elért üzleti előnyök:
• 30%-kal gyorsabb adminisztráció: A napi manuális feladatok jelentős része automatizált.
• 20%-kal csökkentett készletköltség a raktárkezelés optimalizálásával.
• Valós idejű pénzügyi és forgalmi riportok segítik a vezetői döntéseket.
• Jobb ügyfélélmény: Pontosabb készletadatok, gyorsabb kiszolgálás és hibamentes számlázás.
• Egységes, skálázható rendszer, amely további egységek nyitásakor is könnyen bővíthető.
Az ügyfél a Happy Solutions bevezetésével jelentős hatékonyságnövekedést, költségcsökkentést és nagyobb átláthatóságot ért el minden operatív területen.
