Esettanulmány címe:
E-kereskedelmi rendszer bevezetése egy 3 fős vállalkozásnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Gamerfactory Kft. egy Budapesten, a XIII. kerületben működő, kis méretű számítógép-alkatrész kiskereskedelmi vállalkozás, amely eredetileg főként számítógépek összeszereléséből élt, de tevékenységét online értékesítéssel is szerette volna bővíteni. A cég három főt foglalkoztat, akik a működés valamennyi feladatát egymás között osztják meg. A vállalkozás korlátozott tőkével és saját raktárhelyiség nélkül dolgozik, ezért a termékeket jellemzően közvetlenül nagykereskedelmi partnereitől szerzi be, akikkel kedvező kapcsolatokat tart fenn. Logisztikai és raktározási kapacitásuk hiánya azonban megnehezíti a rendelések gyors és hatékony kiszolgálását. Az adminisztráció eddig nagyrészt Excel-táblákban történt, a webáruházi folyamatokat pedig manuálisan kezelték, ami napi szinten okozott szervezési és átláthatósági problémákat.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Gamerfactory Kft. számára a legnagyobb kihívást az jelentette, hogy a gyorsan változó számítógép-alkatrész piacon nem állt rendelkezésre olyan integrált rendszer, amely képes lenne automatikusan kezelni a termékadatokat, a megrendeléseket és a teljes kiszolgálási folyamatot. A cég különböző nagykereskedelmi partnerektől kapott API-hozzáféréseket, de nem volt olyan megoldás, amely ezeket egységesen, naprakészen és megbízhatóan tudta volna a bérelt webáruházi felületre integrálni.
A termékfeltöltés, árfrissítés és készletkezelés teljes mértékben manuálisan történt, ami három munkatárs kapacitását kötötte le, és így gyakran fordult elő adateltérés, rossz árazás vagy készlethiány. A cég célja az volt, hogy olyan automatizált rendszer kerüljön bevezetésre, amely képes a nagykereskedelmi API-kból érkező termékadatok – árak, képek, leírások, készletinformációk – folyamatos és pontos szinkronizálására. Fontos követelmény volt az is, hogy a rendszer automatikusan leadja a nagykereskedés felé a beérkező megrendeléseket, valamint elvégezze a kapcsolódó adminisztratív feladatokat, mint a számlakészítés, futárcímke generálása és a rendelés státuszkezelése.
A vállalkozás kis létszáma miatt kiemelt szempont volt, hogy a rendszer több felhasználó egyidejű munkavégzését is támogassa, és akár egyetlen ember is képes legyen vele a teljes webáruházi folyamatot működtetni. A bérelt UNAS webáruház korlátai további nehézségeket okoztak, ezért olyan rugalmas, külső automatizációs megoldásra volt szükség, amely képes összekapcsolódni a meglévő platformmal. A cél hosszú távon egy olyan teljesen automatizált rendszer kialakítása volt, amely jelentősen tehermentesíti a munkatársakat, csökkenti a manuális hibalehetőségeket, és biztosítja a gyors, pontos, emberi beavatkozást alig igénylő rendelésfeldolgozást.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A bevezetett rendszer egy felhőalapú, webes alkalmazás, amely folyamatosan szinkronizálja a nagykereskedelmi partnerek árait, készleteit és termékadatait. A szoftver automatikusan csoportosítja az azonos termékeket, majd „versenyezteti” a nagyker ajánlatait: ha egy termék több helyről is beszerezhető, a rendszer kiválasztja a legkedvezőbb árú partnert, és annak adatai jelennek meg a webshopban. Készlethiány esetén automatikusan átvált a következő legjobb ajánlatra, így a webshop mindig naprakész.
A megoldás felhőalapú működése miatt a cég három munkatársa bárhonnan, bármilyen eszközről elérheti a teljes adminisztrációs felületet. A rendeléskezelés, számlázás, beszerzés és csomagolás egyetlen közös felületen történik, ami jelentős átláthatóságot és időmegtakarítást eredményez.
A Számlázz.hu integráció révén a megrendelések automatikusan vagy egy kattintással számlázhatók. A csomagolási modul rögzíti a felhasznált csomagolóanyagokat, amelyeket a rendszer negyedéves jelentéshez exportálni tud. A futárcímke-generálás teljesen automatizált: a rendszer elkészíti a címkét, és szükség esetén a futárt is megrendeli, így a csomagfeladás gyakorlatilag emberi beavatkozás nélkül elindítható.
A nagykereskedelmi partnerek felé a beszerzés API-n keresztül automatikusan történik, ahol ez elérhető. Ha nincs API, a rendszer a megfelelő termékoldalra irányítja a felhasználót, így a manuális rendelés is gyors. A beérkezett áruk rögzítése után a rendszer automatikusan frissíti a rendelés státuszát, majd teljes beérkezéskor a megrendelés átlép a csomagolási szakaszba, ahol egy kattintással nyomtatható a futárcímke és indítható a számlázás.
A megoldás bevezetése jelentősen csökkentette a manuális feladatokat és a hibákat, és a korábban három munkatárs által végzett folyamatok immár akár egyetlen személy által is kezelhetők.
