Esettanulmány címe:
Pro-Complex 2010 Kft.ingatlanközvetítő vállalkozás digitális ügyvitelének megvalósítása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
ingatlanügyletek
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél a Komplex Ingatlaniroda, amely 2010 óta működő, több vármegyét lefedő ingatlanközvetítő vállalkozás. Tevékenységi területe Győr-Moson-Sopron vármegye (Győr, Mosonmagyaróvár), Komárom-Esztergom vármegye (Tatabánya), valamint Budapest III. kerülete. Az iroda a lakóingatlanok értékesítésére és közvetítésére specializálódott, ügyfélkörét elsősorban magánszemélyek, családok és befektetők alkotják. A Komplex Ingatlaniroda a MIOSZ (Magyar Ingatlanközvetítők Országos Szövetsége) tagja, ami stabil szakmai hátteret és országos ingatlankínálathoz való hozzáférést biztosít. Működését erős versenyhelyzet, magas adminisztrációs igény és komplex ügyintézési folyamatok jellemzik. A vállalkozás szolgáltatási palettája túlmutat a klasszikus ingatlanközvetítésen: jogi háttér, energetikai tanúsítványok, hitelközvetítés, biztosítások, földhivatali és végrehajtási ügyintézés. Az iroda működését XXI. századi informatikai háttér támogatja.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél a Komplex Ingatlaniroda, amely 2010 óta működő, több vármegyét lefedő ingatlanközvetítő vállalkozás. Tevékenységi területe Győr-Moson-Sopron vármegye (Győr, Mosonmagyaróvár), Komárom-Esztergom vármegye (Tatabánya), valamint Budapest III. kerülete. Az iroda a lakóingatlanok értékesítésére és közvetítésére specializálódott, ügyfélkörét elsősorban magánszemélyek, családok és befektetők alkotják. A Komplex Ingatlaniroda a MIOSZ (Magyar Ingatlanközvetítők Országos Szövetsége) tagja, ami stabil szakmai hátteret és országos ingatlankínálathoz való hozzáférést biztosít. Működését erős versenyhelyzet, magas adminisztrációs igény és komplex ügyintézési folyamatok jellemzik. A vállalkozás szolgáltatási palettája túlmutat a klasszikus ingatlanközvetítésen: jogi háttér, energetikai tanúsítványok, hitelközvetítés, biztosítások, földhivatali és végrehajtási ügyintézés. Az iroda működését XXI. századi informatikai háttér támogatja. A humán erőforrások elsődlegesen értékesítési és ügyintézési feladatokra koncentrálnak, ezért a digitális megoldások alkalmazása kulcsszerepet játszik a hatékonyság növelésében.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A digitális megoldások bevezetésével a Komplex Ingatlaniroda kiváltotta a korábbi, részben papíralapú ügyvitelt, különös tekintettel az ingatlanközvetítői megbízásokra, az adatkezelési kötelezettségekre és a pénzmosás-megelőzési (Pmt.) dokumentációra. A rendszer egyik legfontosabb eleme a kétfaktoros azonosítással hitelesített elektronikus ingatlanközvetítői megbízás és ingatlan megtekintési elismervény bevezetése volt. Ez nemcsak jogilag védhetőbbé tette a folyamatokat, hanem megszüntette az eltérő városokban működő irodák eltérő gyakorlatát is. Mivel az iroda vezetése Győrben működik, a digitális megoldás lehetővé tette, hogy az ügyvezető földrajzi távolságtól függetlenül, valós időben hozzáférjen a Tatabányán, Mosonmagyaróváron vagy Budapesten keletkező dokumentációkhoz, ezáltal jelentősen javult a kontroll és az átláthatóság. A GDPR-megfelelés területén az automatizált adatkezelési tájékoztatók alkalmazása megoldotta azt a korábbi problémát, hogy minden adatkezelést dokumentált, igazolható tájékoztatás előzzön meg. Papíralapú működés mellett ez gyakorlatilag nem volt következetesen betartható, a digitális rendszer viszont garantálja az előírások teljesülését. A Pmt. szerinti ügyfél-azonosítás és kockázatértékelés esetében a szoftver lépésről lépésre vezeti az üzletkötőt a jogszabályi elvárások mentén. Az üzletkötőknek nem kell mély jogi vagy pénzügyi ismeretekkel rendelkezniük, mivel a rendszer mindig a megfelelő kérdést teszi fel, ellenőrzi a kötelező elemek meglétét, és csökkenti a hibázás lehetőségét. Ennek eredményeként mérséklődött a jogszabálysértés kockázata, csökkent az adminisztrációs idő, és nőtt az üzletkötők hatékonysága. Összességében a megoldás bevezetése jogbiztonságot, egységes működést és jelentős időmegtakarítást eredményezett, miközben támogatja az irodai működést több telephelyen, egy központi rendszerből irányítva.
