Esettanulmány címe:
Szervezeti folyamatok informatikai átállása Pest megyei 5 főt foglalkoztató kártevőírtással foglalkozó cégnél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A vállalkozás 1998 óta működő budapesti székhelyű, országosan szolgáltató kisvállalkozás, amely főként az egyéb takarítás és kártevőirtás területén nyújt megoldásokat. A cég stabil, megbízható szereplő a piacon, fő tevékenysége a 8123-as TEÁOR szerinti takarítás, valamint komplett kártevőmentesítési szolgáltatások. Cégmérete kicsi, átlagosan 6 főt foglalkoztat, jegyzett tőkéje 3 millió Ft. A legutóbbi évek árbevétele folyamatosan nőtt, 2024-ben elérte a kb. 56 millió Ft-ot, pozitív eredménnyel. A piaci környezetben a folyamatos higiéniai és egészségügyi szolgáltatások iránti igény stabil keresletet biztosít. Erőforrásai a szakértelem, gyorsaság és hatékony munkavégzés, amelyre a 25+ éves működés során épített.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Amikor céggel megkezdtük a közös munkát, a vállalat működése több ponton is fejlesztésre szorult. A belső folyamatok jelentős része papíralapon, illetve Messenger-üzenetekben zajlott, ami nemcsak áttekinthetetlenné tette a kommunikációt, hanem késéseket, információvesztést és folyamatos újrakérdezést eredményezett. A cég szervezeti felépítése – az organogram – sem volt rendezett, így a feladat- és felelősségi körök nem különültek el egyértelműen. Ez különösen nagy terhet rótt a szakmai vezetőre, akihez minden kérdés, döntés és adminisztratív teendő visszacsatornázódott, jelentősen csökkentve a hatékonyságot és a fókuszált szakmai munkavégzés lehetőségét.
A legfontosabb cél az volt, hogy a vállalat mindennapi működését átláthatóbbá, strukturáltabbá és tehermentesebbé tegyük, miközben egy olyan rendszer épül ki, amely hosszú távon is rugalmasan fejleszthető. Ennek érdekében egy több platformból álló informatikai megoldásrendszert alakítottunk ki, a Microsoft 365 eszköztárát stratégiai módon beállítva. Kialakítottuk az egységes dokumentumtárolási rendszert, a csapaton belüli kommunikáció új alapokra került, valamint létrejött a feladat- és projektkezelés digitális, nyomon követhető folyamata. A munkaköri struktúra tisztázásával az organogram is rendezett, áttekinthető formát öltött.
A fejlesztés fontos eleme volt egy új, professzionális honlap elkészítése is, amely mögött egy stabil CRM rendszer működik.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A kft működésének digitalizálása a folyamatok átláthatóságát és hatékonyságát növelte, közvetlen üzleti és személyes előnyökkel is járt. Az új informatikai rendszernek köszönhetően a megkeresések, ajánlatkérések, projektek kezelése gyorsabbá és pontosabbá vált. Ez jelentősen javította az ügyfélkommunikációt, csökkentette a hibalehetőségeket, és rövidítette a reakcióidőt, ami közvetlen versenyelőnyt biztosít a piacon. A strukturált adatkezelés és a CRM rendszer révén a vezetőség pontosabb üzleti döntéseket hozhat, hiszen valós időben látják a kapacitásokat, a folyamatban lévő munkákat és az ügyféligényeket.
A hatékonyabb működés üzleti oldalról nagyobb kiszámíthatóságot, stabilabb projekttervezést és jobb erőforrás-kihasználást eredményezett. Emellett az új honlap és a mögötte lévő integrált CRM növeli az online láthatóságot, professzionális képet ad a vállalatról és erősíti a bizalmat új ügyfelek felé.
Személyes szinten az egyik legnagyobb előny a szakmai vezető tehermentesítése. Az átlátható folyamatoknak és egyértelmű szerepköröknek köszönhetően már nem minden kérdés és döntés nála fut össze. A csapat tagjai önállóbban tudnak dolgozni, hiszen a feladatok kiosztása, követése és dokumentálása automatikusan történik. Ez csökkenti a stresszt, mérsékli a túlterheltséget, és lehetővé teszi a vezető számára, hogy valóban a szakmai irányításra, minőségbiztosításra és a cég stratégiai fejlesztésére fókuszáljon.
