Esettanulmány címe:
CRM27 bevezetése a Mixed Media Studio Kft.-nél: skálázható ügyfél- és projektkezelés egy dinamikusan növekvő grafikai stúdió számára, hazai és nemzetközi megbízások átlátható támogatására
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél, a Mixed Media Studio Kft., teljes körű grafikai tervezési szolgáltatásokat nyújtó hazai kkv: logó- és arculattervezéssel, csomagolástervezéssel, nyomdai előkészítéssel, valamint egyes projektekben formatervezéssel foglalkozik. A vállalat változatos ügyfélkörrel dolgozik, a kisebb hazai megbízásoktól a nagyobb, nemzetközi piacra készülő projektekig. Működését a sok párhuzamos, eltérő értékű ügylet, a kapcsolattartók és dokumentumok nagy száma, valamint a gyors reakcióigény jellemzi. Ilyen környezetben különösen fontos az átlátható partnerkezelés, az ügyletek és szerződések státuszkövetése, a dokumentumok rendszerezett tárolása és a feladatok nyomon követése. A bevezetett CRM27 rendszer ezt a működést támogatja: egy helyen kezeli a partnereket, ügyleteket, dokumentumokat és workflow-kat, gyors bevezetést és kisvállalati működésre optimalizált, könnyen kezelhetö CRM-megoldást kínál.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Mixed Media Studio Kft. működését a sok párhuzamosan futó, eltérő méretű és összetettségű ügylet jellemzi. A vállalatnak egyszerre kell kiszolgálnia kisebb hazai ügyfeleket és nagyobb, nemzetközi piacra készülő megbízásokat, miközben minden projekt esetében fontos a gyors reakció, a pontos kapcsolattartás és a státuszok folyamatos követhetősége. A növekedéssel együtt egyre nagyobb problémát jelentett, hogy az ügyfelekhez, ajánlatokhoz, megrendelésekhez, számlákhoz és egyéb projektinformációkhoz kapcsolódó adatok több helyen, eltérő formában, részben egyéni nyilvántartásokban, részben elszórtan álltak rendelkezésre.
Ez a helyzet növelte annak kockázatát, hogy az információk szétszálazódnak, egy-egy ügy állapota csak külön egyeztetésekkel rekonstruálható, illetve hogy a munkatársak időt veszítenek azzal, hogy azt keresik, ki, mikor, milyen adatot rögzített, milyen ajánlat került kiküldésre, annak mi az aktuális státusza, megtörtént-e a számlázás, illetve milyen további teendők vannak még hátra. A decentralizált adatkezelés nemcsak hatékonysági problémát okozott, hanem adatbiztonsági és működési kockázatot is jelentett: egy dinamikusan növekvő cég számára kulcskérdés, hogy az üzletileg kritikus információk megbízható, központi adatforrásban legyenek elérhetők.
A megoldandó üzleti probléma ezért egy olyan rugalmas, ugyanakkor biztonságos rendszer bevezetése volt, amely egységesen kezeli az ügyféladatokat, az ajánlatok és projektek állapotát, valamint a kapcsolódó adminisztratív folyamatokat. Cél volt, hogy minden releváns információ egy helyen, naprakészen és visszakereshetően álljon rendelkezésre, csökkenjen a hibalehetőség, javuljon az átláthatóság, és a szervezet védettebbé váljon az információk szétszóródásával, elvesztésével vagy párhuzamos kezelésével szemben.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Mixed Media Studio Kft. a működés központosítására a CRM27 rendszert vezette be, amely kifejezetten kisvállalkozások számára kialakított, felhőalapú CRM-megoldás. A rendszer lényege, hogy egyetlen felületen kezeli a partnereket, kapcsolattartókat, ügyleteket, ajánlatokat, szerződéseket, dokumentumokat, feladatokat és a kapcsolódó adminisztratív folyamatokat, így megszünteti a szétszórt nyilvántartásokból adódó működési bizonytalanságot. A CRM27 funkciói közé tartozik a partnermenedzsment, az ügyletek és szerződések státuszkövetése, a dokumentumtár és iktatás verziókövetéssel és jogosultságkezeléssel, valamint a számlázási és workflow-folyamatok támogatása. A rendszer gyors bevezetésre készült, és célja, hogy az ERP-rendszerek bonyolultsága nélkül biztosítson átlátható, biztonságos működést.
A bevezetést követően a vállalat számára elsődleges üzleti előnyt jelentett, hogy az ügyféladatok, ajánlatok, szerződések, dokumentumok és státuszok egy megbízható központi adatforrásban váltak elérhetővé. Ez jelentősen csökkentette az információkeresésre fordított időt, valamint annak kockázatát, hogy egy-egy ügylet állapotáról eltérő vagy hiányos információk legyenek a szervezetben. Az ajánlatok, szerződések és kapcsolódó dokumentumok egy helyen történő követése javította az átláthatóságot, gyorsította a belső együttműködést, és támogatta, hogy pontosan nyomon követhető legyen: mi került kiküldésre, milyen státuszban van, és milyen további teendők kapcsolódnak hozzá. A dokumentumkezelési, verziókövetési és jogosultsági funkciók növelték az adatbiztonságot és a működés kontrollját, míg a workflow- és feladatkezelési elemek hozzájárultak a szervezettebb, kiszámíthatóbb munkavégzéshez. Összességében a bevezetés eredménye egy rugalmasabb, gyorsabban skálázható és transzparensebb működési modell lett.
