Esettanulmány címe:
Felhőalapú praxismenedzsment rendszer bevezetése egy Fejér megyei állatorvosi rendelőben
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy Fejér megyei, kisvállalkozási formában működő állatorvosi rendelő, 3 fő alkalmazottal. A praxis napi 25–35 páciens ellátását végzi, elsősorban kisállat-gyógyászati szolgáltatásokkal. A működés jellemzően helyben telepített, részben papíralapú adminisztrációra és telefonos ügyfélkezelésre épült.
A rendelő digitális érettsége alacsony volt, nem rendelkezett felhőalapú rendszerrel, a betegadatok kezelése és az időpontok szervezése több, egymástól független eszközben történt. A versenykörnyezetben egyre több praxis tér át modern, integrált digitális működésre, ami növeli az ügyfélkiszolgálás gyorsaságát és minőségét.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A rendelő működésének egyik fő kihívása az adminisztráció és az ügyfélkezelés széttagoltsága volt. A betegadatok nyilvántartása nem egységes rendszerben történt, ami megnehezítette a gyors visszakeresést és a pácienstörténet áttekintését.
Az időpontfoglalás kizárólag telefonon keresztül zajlott, ami jelentős terhelést rótt a személyzetre. A csúcsidőszakokban gyakori volt a nem fogadott hívás, ami potenciális bevételkiesést eredményezett.
A helyben telepített vagy nem integrált szoftverek használata korlátozta a távoli hozzáférést, így a praxis működése nem volt rugalmas. Az adatok biztonsági mentése nem volt automatizált, ami adatbiztonsági kockázatot jelentett.
A vezetői szintű döntéshozatalhoz nem álltak rendelkezésre strukturált kimutatások, így a működés optimalizálása és a kapacitástervezés nehézkes volt.
Összességében a rendelő működése időigényes, nehezen átlátható és alacsony hatékonyságú volt, ami hosszú távon versenyhátrányt jelentett.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Instantsystem a rendelő számára felhőalapú praxismenedzsment rendszert (DokiForvets Cloud) vezetett be, amely egységes platformon kezeli a betegnyilvántartást, az időpontfoglalást és az adminisztrációs folyamatokat.
A rendszer bevezetésével a rendelő teljes működése digitalizált, strukturált és valós időben elérhető lett. A felhőalapú működés lehetővé tette a távoli hozzáférést, így a praxis vezetője és munkatársai bármikor, bárhonnan elérik a szükséges adatokat.
Az online időpontfoglalási modul integrálása csökkentette a telefonos terhelést, és növelte az időpontok kihasználtságát. Az ügyféladatok egységes rendszerbe kerültek, ami gyorsabb és pontosabb kiszolgálást tett lehetővé.
Az automatizált adatmentés és a biztonságos felhő infrastruktúra jelentősen csökkentette az adatvesztés kockázatát. A rendszer által generált riportok és kimutatások támogatják a vezetői döntéshozatalt, különösen a kapacitáskihasználás és a forgalom elemzése terén.
A bevezetést követően csökkent az adminisztrációra fordított idő, javult a munkaszervezés, és nőtt a praxis működési hatékonysága. A digitális működés stabil alapot teremtett a további fejlesztésekhez és a szolgáltatási színvonal emeléséhez.
