Esettanulmány címe:
Az ÜKFP keretében megvalósuló szakmai rendezvénysorozat és szemléletformáló kampány komplex szervezése vállalkozásfejlesztési alapítvány számára
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy vállalkozásfejlesztési tevékenységet folytató szakmai alapítvány, amely az Üzleti Környezet Fejlesztési Program (ÜKFP) keretében nyert támogatást szakmai rendezvények lebonyolítására és szemléletformáló kampányok megvalósítására. A szövetség 8 fős állandó munkatársi gárdával működik, regionális irodahálózattal rendelkezik, és évente több száz kis- és középvállalkozással áll kapcsolatban. Fő tevékenysége a vidéki KKV-k versenyképességének növelése tudásmegosztás, mentoring és szakmai események szervezése révén. Bár széleskörű szakmai hálózattal és programtapasztalattal rendelkezik, a rendezvényszervezés logisztikai, marketingkommunikációs és kampánymenedzsment kapacitása korlátozott volt, ezért külső partnert keresett az ÜKFP-ben vállalt tevékenységek professzionális megvalósításához.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az alapítvány az ÜKFP pályázati támogatás elnyerését követően azzal a kihívással szembesült, hogy a programban vállalt komplex tevékenységeket – szakmai rendezvénysorozat lebonyolítása és szemléletformáló kampány megvalósítása – magas színvonalon, határidőre és a pályázati előírásoknak megfelelően kell megvalósítania, miközben saját szervezetén belül nem rendelkezett ehhez elegendő kapacitással és szaktudással.
Konkrétan a következő problémák merültek fel: a rendezvénysorozat több helyszínen, több időpontban valósult meg, ami összetett logisztikai tervezést igényelt – helyszínfoglalás, technikai háttér biztosítása, előadók koordinálása, catering szervezése, helyszíni lebonyolítás. A szövetségnek nem volt tapasztalata ilyen léptékű, párhuzamosan futó események professzionális menedzselésében.
A résztvevők toborzása és a célcsoport elérése szintén komoly kihívást jelentett. Az ÜKFP rendezvények célközönsége – vidéki KKV-vezetők, vállalkozók – nehezen érhető el hagyományos csatornákon, és a korábbi tapasztalatok azt mutatták, hogy a rendezvényekre való meghívás és regisztráció kezelése ad hoc módon, egységes rendszer nélkül történt, ami alacsony részvételi arányt eredményezett.
A szemléletformáló kampány tervezése és végrehajtása további nehézséget okozott: a szövetségnek nem volt marketingkommunikációs stratégiája, nem rendelkezett grafikai arculattal az ÜKFP-programhoz, és nem volt gyakorlata online hirdetések (Google Ads, Facebook/Instagram hirdetések) kezelésében.
A kampányüzenetek megfogalmazása, a célcsoport-szegmentálás és a hirdetési büdzsé hatékony elosztása mind olyan feladatok voltak, amelyekhez külső szakértelem kellett.
Végül a pályázati elszámoláshoz szükséges dokumentáció – jelenléti ívek, fotódokumentáció, kampányriportok, elérési statisztikák – rendszeres és szabályos előállítása is megoldásra várt.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A RoseArt Kft. teljes körű rendezvényszervezési és kampánymenedzsment szolgáltatást nyújtott az ÜKFP-programban vállalt összes tevékenység megvalósításához.
A rendezvényszervezés terén a RoseArt átvette a teljes projektmenedzsmentet: helyszínek kiválasztása és szerződéskötés, műszaki és audiovizuális háttér biztosítása, előadói programok összeállítása, moderátorok felkérése, catering koordinálása és helyszíni lebonyolítás. Minden rendezvényhez egységes arculatú meghívókat, programfüzeteket és roll-up bannereket tervezett és gyártatott le. A résztvevők toborzásához online regisztrációs rendszert épített ki, személyre szabott e-mail meghívókat küldött a szövetség adatbázisára építve, és telefonos megerősítéssel biztosította a magas részvételi arányt.
A szemléletformáló kampány keretében a RoseArt kidolgozta a program teljes marketingkommunikációs stratégiáját: egységes vizuális arculatot készített, közösségi média tartalmakat gyártott, célzott Facebook- és Google Ads hirdetéseket kezelt, valamint a rendezvények előtt és után tartalommarketing-anyagokat (cikkek, videós összefoglalók, infografikák) publikált. A kampány célcsoport-szegmentálása biztosította, hogy a hirdetések pontosan a vidéki KKV-vezetőket érjék el.
Elért üzleti előnyök: a rendezvénysorozaton összesen több mint 400 vállalkozó vett részt, ami 65%-kal meghaladta a pályázatban vállalt minimum létszámot. A kampány online elérése meghaladta a 120 000 egyedi felhasználót, a hirdetések átlagos átkattintási aránya 3,2% volt. A résztvevői elégedettségi felmérés 4,6/5-ös átlagot mutatott. A pályázati elszámoláshoz szükséges teljes dokumentáció határidőre, hiánytalanul elkészült.
