Esettanulmány címe:
Excel-alapú generálkivitelezői adminisztráció kiváltása integrált SaaS rendszerrel a projekt-, teljesítési és pénzügyi folyamatok egységesítésére
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél egy magyar tulajdonú, közepes méretű generálkivitelező vállalkozás, amely párhuzamosan több lakó- és nem lakóépület-projektet menedzsel, kiterjedt alvállalkozói körrel. Működése erősen határidő- és dokumentációérzékeny, a pénzügyi és teljesítési folyamatok szoros összhangot igényelnek. A cég piaci környezetét növekvő adminisztrációs teher, szigorú megfelelési elvárások, valamint ár- és kapacitásnyomás jellemzi. Erőforrásoldalon projektvezetői, műszaki előkészítői és pénzügyi-adminisztratív csapatra támaszkodik, ahol a gyors és pontos információáramlás közvetlenül befolyásolja a kivitelezési teljesítményt és a likviditást.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalat működésében a projekt-, teljesítési és pénzügyi adatok több, egymástól független Excel-nyilvántartásban szerepeltek. Ugyanazon projekthez tartozó állapotinformációk eltérő verziókban jelentek meg a projektmenedzsment, a műszaki teljesítés és a pénzügy oldalán, ezért a döntéselőkészítés rendszeres manuális egyeztetést igényelt. A bejövő számlák, teljesítési igazolások, alvállalkozói elszámolások és kifizetések összerendelése időigényes volt, különösen több alvállalkozói szint és párhuzamos részfeladat esetén. A szétszórt adatkezelés miatt nőtt a hibalehetőség, lassult a jóváhagyás, és nehezebbé vált a felelősségi pontok visszakövetése. A dokumentumok verziókezelése és hozzáférés-szabályozása sem volt egységes, ami audit- és megfelelési kockázatot hordozott. A vállalat számára ezért elsődleges üzleti igényként jelent meg egy olyan egységes digitális működés kialakítása, amely megszünteti a párhuzamos adatrögzítést, csökkenti az adminisztratív átfutási időt, javítja a pénzügyi átláthatóságot, és megbízható alapot ad a vezetői döntésekhez.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalat a Bauprojekt felhőalapú SaaS rendszerét vezette be, amely egységes adatmodellben kapcsolja össze a projekt-, alvállalkozói, teljesítési, dokumentum- és pénzügyi folyamatokat. A megoldás lényege az volt, hogy a projektindításkor rögzített szerződéses és partneradatokra épül minden további folyamat: teljesítési igazolás, számlakezelés, kifizetési jóváhagyás és dokumentumkezelés. A rendszer szerepalapú jogosultságkezelést, strukturált dokumentumtárat és visszakövethető állapotkezelést biztosít, így a különálló táblázatokra épülő működés megszűnt.
A bevezetést követően rövidült az adminisztratív átfutás, mert az adategyeztetés helyét az egyszeri, folyamatközpontú rögzítés vette át. Javult a pénzügyi kontroll, mivel a számlák és kifizetések közvetlenül a projekt- és teljesítési adatokhoz kapcsoltan láthatók. Csökkent a működési kockázat, mert a jóváhagyási lépések, módosítások és dokumentumkapcsolatok auditálható módon követhetők. A vezetői döntéshozatal gyorsabbá és megalapozottabbá vált, mivel a szervezet egy naprakész, közös rendszerállapotra támaszkodik, nem pedig párhuzamos, eltérő Excel-verziókra.
