Esettanulmány címe:
Pest megyei építőipari projektmenedzsment vállalkozás digitális átállása az OfferFlow kivitelezéskezelő rendszer bevezetésével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy Pest megyei székhelyű, kis- és középvállalkozási kategóriába tartozó építőipari projektmenedzsment cég, amely épületfelújítási és -fejlesztési munkákat bonyolít le, jellemzően saját alkalmazottakal és alvállalkozói hálózat bevonásával. A vállalkozás egyszerre több párhuzamos projektet kezel, amelyek mindegyike más-más munkaerőt, anyagigényt és határidőrendszert igényel. A cég a piaci versenyben ár-érték arányával és megbízhatóságával igyekszik megkülönböztetni magát, ezért fontos számára az ajánlatok viszonylag gyors elkészítése és a projektek követhetősége. Az adminisztrációs feladatok – ajánlatírás, erőforrás-tervezés, számlázás – korábban szétaprózottan, különböző eszközökön zajlottak, ami az operatív folyamatok összehangolását megnehezítette.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalkozás működési nehézségei elsősorban az adminisztrációs folyamatok széttagoltságából fakadtak. Az ajánlatkészítés manuálisan, tételenként történt, ami összetettebb projekteknél számottevő időráfordítást igényelt, és növelte az emberi tévedés kockázatát. Az elkészült ajánlatok nyomon követése nem volt megoldott: nem volt mindig egyértelmű, hogy melyik ajánlat milyen státuszban van, mikor jár le, és melyikből lett ténylegesen elvállalt munka.
A párhuzamosan futó projektek erőforrás-igénye – ki, mikor, melyik munkán dolgozik; milyen anyag szükséges és mikor kell beszerezni; melyik eszköz melyik helyszínen van – nehezen volt átlátható. Az alvállalkozók koordinálása jellemzően emailben és telefonon folyt, az elvégzett feladatok dokumentálása esetleges volt.
A számlázás szintén manuális folyamat volt: a kivitelezők utólag összesítették az elvégzett munkákat, ami késedelmes számlakibocsátáshoz és alkalmanként elmaradt tételekhez vezetett, rontva a cash flow kiszámíthatóságát. Az e-napló kötelezettség teljesítése külön adminisztrációs terhet jelentett.
Összességében az operatív kapacitás számottevő részét az irodai ügyintézés kötötte le, ami a tényleges kivitelezési munkákra és az ügyfélkapcsolatokra fordítható figyelmet csökkentette.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalkozás bevezette az OfferFlow digitális kivitelezéskezelő rendszert, amely egyetlen platformon integrálja az ajánlatkezelést, projektmenedzsmentet, erőforrás-tervezést és számlázást.
Az ajánlatkészítési folyamat érdemben egyszerűsödött: a munka leírása alapján a rendszer automatikusan generál egy ajánlat-tervezetet, amelynek tételei ezt követően pontosíthatók. Az ajánlatok listanézetben, státuszuk és érvényességük szerint követhetők, és elvállalás esetén közvetlenül munkává alakíthatók.
A projektek feladatszintű bontásban kezelhetők: az elvégzett mennyiségek, határidők és számlázási állapot egy helyen láthatók. A munkaerő, eszközök és anyagok hozzárendelése projektekhez a rendszeren belül történik, ami az alvállalkozók koordinációját és az erőforrás-áttekintést megkönnyíti – bár a koordináció természetesen részben továbbra is személyes egyeztetést igényel.
A számlázási modul a teljesített mennyiségek alapján jelzi a számlázható tételeket, ami csökkenti az elmaradó számlák kockázatát és segíti a cash flow tervezhetőségét. A munkanapló naptárnézetű rögzítése az e-napló kötelezettség teljesítését is egyszerűsíti.
A bevezetés összességében érzékelhető javulást hozott az ajánlatkezelés átláthatóságában, a projektkövetés rendezettségében és a számlázás időszerűségében. Az adminisztrációs teher csökkent, ami több figyelmet tesz lehetővé a tényleges kivitelezési feladatok irányítására.
