Esettanulmány címe:
AI-alapú ügyfélkezelés és adminisztrációs automatizáció bevezetése egy hazai KKV-nál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél egy hazai, körülbelül 20 főt foglalkoztató kereskedelmi KKV, amely B2B értékesítéssel, visszatérő vállalati ügyfelek kiszolgálásával és ajánlatkérések kezelésével foglalkozik. A vállalat versenykörnyezetében kiemelt jelentősége van a gyors reakcióidőnek, a pontos ajánlatadásnak és az ügyfélkapcsolatok következetes utánkövetésének. A növekedéssel párhuzamosan egyre nagyobb adminisztrációs terhelés jelent meg az értékesítési és ügyfélszolgálati folyamatokban, miközben az erőforrások bővítése csak korlátozottan volt lehetséges.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfél értékesítési és ügyfélkezelési folyamatai korábban több különálló rendszerben, táblázatokban, e-mailekben és manuális nyilvántartásokban működtek. Emiatt nehézkes volt az ajánlatkérések státuszának követése, az ügyfélelőzmények gyors visszakeresése és az ismétlődő feladatok kiosztása. A munkatársak jelentős időt fordítottak adminisztratív teendőkre, például adatrögzítésre, emlékeztetők kezelésére, riportok összeállítására és ügyfélkommunikációk utánkövetésére. A szétszórt működés miatt fennállt a kockázata annak, hogy egyes érdeklődők késve kapnak választ, bizonyos feladatok elvesznek, illetve a vezetőség nem rendelkezik valós idejű, átlátható képpel az értékesítési folyamatról. A cél egy olyan integrált, skálázható megoldás bevezetése volt, amely csökkenti a kézi munkát, egységesíti az ügyféladatokat, támogatja a munkatársakat a napi feladatokban, és gyorsabb, pontosabb döntéshozatalt tesz lehetővé.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Cogniforce Labs Kft. egy testreszabott CRM- és folyamatautomatizációs megoldást vezetett be, amely központi rendszerbe rendezte az ügyféladatokat, az ajánlatkéréseket, a feladatokat és az értékesítési státuszokat. A rendszer automatizált emlékeztetőket, feladatkiosztást, riportkészítést és utánkövetési folyamatokat biztosított, emellett AI-alapú támogatást nyújtott az ügyfélkommunikáció és a vezetői riportok előkészítésében. A bevezetést követően az ügyfél működése átláthatóbbá vált, csökkent a manuális adminisztráció, gyorsult az ajánlatadási folyamat, és javult az érdeklődők, illetve meglévő ügyfelek utánkövetése. A megoldás eredményeként a munkatársak több időt tudtak fordítani értékteremtő feladatokra, az értékesítési vezetés pedig naprakész információk alapján tudta nyomon követni a folyamatokat. A rendszer hozzájárult a hatékonyabb munkaszervezéshez, a hibalehetőségek csökkentéséhez és az ügyfélélmény javításához.
