Esettanulmány címe:
RMC-CE Racing Platform — BRP-Rotax Gmbh elavult versenyrendszerét kiváltó, az EXCEED-KART meglévő versenyszervezési folyamataira épülő testreszabott digitális platform
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
művészet, sport, szabadidő
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
EXCEED-KART s.r.o. — közép-európai gokart-versenysorozat szervező vállalkozás, székhelye Štúrovo (Szlovákia). A Rotax Max Challenge bajnokságok hivatalos szervezője Magyarországon, és Közép-európában. Évente több tucatnyi versenyt bonyolítanak le, több száz aktív versenyzővel. Kis-középvállalati méretű ügyfél, állandó központi stábbal és régiónkénti helyi versenyszervező partnerekkel, időmérési és technikai partnerek bevonásával dolgozik. Piaci helyzetük speciális: nemzetközi sportágban, több ország szabályozási és nyelvi környezetében működnek párhuzamosan, professzionális versenyzői élmény-elvárás mellett. Erőforrásaik korlátozottak: kis központi szervezői csapat, saját IT-háttér nélkül. A versenyszervezés évtizedes, kiforrott folyamatokra épül — az ügyfél igénye nem ezek átalakítása, hanem a BRP-Rotax Gmbh által biztosított elavult rendszerek újragondolása, kiváltása volt.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az EXCEED-KART által szervezett versenysorozatok regisztrációs és értékesítési folyamatait a BRP-Rotax Gmbh által biztosított, korábbi generációs rendszerek támogatták. Ezek a felületek mind a versenyzők, mind a szervezők számára nehézkesen használhatóak voltak, és olyan munkavégzést kényszerítettek ki, ami a versenynapokon konkrét, mérhető veszteségeket okozott.
A megoldandó konkrét problémák, amiket az ügyfél megnevezett:
- Online regisztráció: a versenyzőknek nyújtott felületek elavultak és felhasználóbarátság szempontjából rosszak voltak. Sokan nem tudták önállóan végigvinni a folyamatot, ami további munkát terhelt a szervezőkre.
- Helyszíni regisztráció: a versenynapokon a regisztrációs pultoknál órákig tartó sorbanállás alakult ki. A szervezők olyan dolgokat intéztek kézzel, amelyek önkiszolgálóan, online is megoldhatók lettek volna.
- Helyszíni értékesítés: a verseny napján a kiegészítő szolgáltatások értékesítése papír alapon zajlott, lassan és inkonzisztensen, ügyfelenként eltérő papírokkal és folyamattal.
- Csapatkezelés: a több versenyzőt indító csapatok számára nem volt egységes regisztrációs felület, sem közös számlázási megoldás. Minden versenyző regisztrációja külön ment, sokszoros adminisztrációval.
- Versenyigazgatás: a versenyek előtti kötelező briefingek olvasása egy elavult mobil alkalmazásban történt, nem volt visszakövethető, valóban elolvasta-e a versenyző a tartalmat, ami biztonsági és felelősségi szempontból is kockázatot jelentett.
Az ügyfél igénye az volt, hogy a BRP-Rotax által biztosított elavult rendszereket egy újragondolt, modern megoldás váltsa ki, úgy, hogy a versenyszervezés kiforrott munkamenetét NE kelljen átalakítani, csak a támogató digitális eszközök kerüljenek a 21. század elvárásaihoz igazítva.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A docmet Systems Kft. a megrendelővel közösen feltárta a versenyszervezés napi munkamenetét, és erre építve készített egy egyedi, modern digitális platformot, amely a BRP-Rotax által biztosított elavult rendszereket váltja ki. A megközelítés alapelve végig az volt, hogy a szervezők és versenyzők megszokott munkáját ne kelljen átalakítani — a meglévő folyamat marad, csak az azt támogató eszköz lesz modern és felhasználóbarát.
Bevezetett megoldások:
- Központi, modern regisztrációs felület versenyzőknek és szervezőknek, belső értesítési rendszerrel, ami a versenynapok körüli kommunikációt automatizálja.
- Helyszíni regisztrációt támogató funkciók: fastlane opció a gyors átengedéshez, és GPS-alapú önkiszolgáló bejelentkezés azoknak, akik az adott évben az adott bajnokságban már szerepeltek. Nekik elég, ha a versenypályán tartózkodnak, nem kell a pulthoz menniük.
- Csapatregisztráció: a több versenyzőt indító csapatok egy felületen kezelhetik a regisztrációkat, közös számlázással — megszünteti a sokszoros adminisztrációt.
- Digitális briefing-olvasás az alkalmazáson belül, okos trackeléssel: a rendszer ellenőrzi, hogy a versenyző ténylegesen végigment-e a tartalmon, és csak akkor fogadja el a versenyigazgatás számára érvényesnek.
- Saját landing oldalak az EXCEED-KART két bajnokságához (RMC Hungary országos gokart-bajnokság, RMC CE regionális sorozat), folyamatos üzemeltetéssel és karbantartással.
- Folyamatban: a gépátvételi folyamat és a sportbírók napi munkájának digitális támogatása.
Az ügyfél által visszaigazolt üzleti előnyök:
- A helyszíni regisztrációs folyamat hatékonysága kb. 80%-kal nőtt — a sorbanállás megszűnt.
- A helyszíni értékesítés volumene 50% fölött javult, a folyamat papírmentes és ügyfelenként egységes lett.
- A szervezők a sokszoros adminisztráció helyett a versenyszervezésre tudnak koncentrálni; a versenyzők modern, önkiszolgáló felületet kaptak.
