Esettanulmány címe:
Hallgatói és képzési adminisztráció automatizálása a szakképzésben — esettanulmány
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
oktatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Kecskeméti Szakképzési Centrum (KSZC) 2015. július 1-jén alakult, és ma 9 tagintézményt fog össze a szakképzési ágazatban. Tevékenysége az iskolarendszerű technikumi és szakképző iskolai oktatástól a felnőttképzésig terjed, beleértve a duális képzést, az érettségire való felkészítést és az akkreditált vizsgáztatást.
Cégméretét tekintve nagy szervezet: több mint 6000 tanuló, 650 dolgozó (ebből 520 pedagógus) és mintegy 46 000 m² oktatási terület tartozik hozzá. Beiskolázási körzete a Kecskeméti, Kunszentmiklósi és Tiszakécskei járásokat, valamint tágabb környező településeket fed le.
Piaci körülményeit a munkaerőpiac folyamatosan változó igényei és a duális szakképzés erősödő szerepe határozzák meg, közel 200 szakma kínálatával. Erőforrásai közé tartozik a több mint 100 éves oktatási tapasztalat, a gazdálkodó szervezetekkel kötött partnerségek (kb. 1000 tanulószerződés) és a térítésmentes kollégiumi háttér.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Kecskeméti Szakképzési Centrum felnőttképzési és vizsgaközponti tevékenysége keretében évente több száz hallgató teljes körű adminisztrációját kell ellátnia. A képzések szerteágazóak (informatikai, egészségügyi, nyelvi, gazdasági és sportképzések), így a résztvevők, képzések, oktatók, tanmenetek és órarendek nyilvántartása rendkívül összetett feladat.
A jelenlegi gyakorlat szerint a hallgatói adatok kezelése, az osztályokba és csoportokba sorolás, valamint a képzések, vizsgák és szakértői nyilvántartások vezetése jellemzően hagyományos irodai eszközökkel (Excel, Word) történik. Ez számos problémát okoz:
Magas munkaerőigény és hibalehetőség: több száz hallgató adatainak kézi rögzítése, frissítése és csoportosítása rendkívül időigényes, párhuzamos adatbevitelt és redundanciát eredményez, amely növeli az adminisztrációs hibák kockázatát.
Dokumentumgenerálás terhe: minden egyes hallgatóhoz sok szerződést és nyilatkozatot kell előállítani. Ezek manuális, sablonalapú elkészítése nagyságrendekkel megnöveli az ügyintézési időt, és nem biztosítja a mindenkori jogszabályoknak való megfelelést.
Folyamatok átláthatatlansága: a hirdetés elindításától a regisztráción, a dokumentumfeltöltésen át az elektronikus szerződéskötésig tartó teljes képzési folyamat nem követhető egységesen, ami megnehezíti a határidők és részfeladatok nyomon követését.
Integráció és riportálás hiánya: a meglévő rendszerek (f-kréta, Moodle, Teams) közötti adatkapcsolat nem automatizált, a vezetői riportok előállítása nehézkes, a szakértői és vizsgaadatok (KEOR-számokhoz kötött képzések) frissítése havonta több munkatárs jelentős idejét köti le.
A felmerülő igények alapján a probléma egy integrált, online elérhető vállalatirányítási (adminisztrációs) rendszer hiányára vezethető vissza, amely automatizálja a hallgatói és képzési nyilvántartást, a dokumentumgenerálást és a folyamatkezelést, miközben biztosítja a jogszabályi megfelelést, az adatbiztonságot és a meglévő oktatási platformokkal.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A VállalatNavigátor általános és könnyen testreszabható vállalatirányítási rendszerre építve sikerült létrehozni a Kecskeméti Szakképzési Centrum számára megfelelő felnőttképzési rendszert. A rendszer objektum alapú felépítése tette lehetővé, hogy a felnőttképzés sajátos folyamatait pontosan leképezzük: a Centrum igényei szerint hoztunk létre olyan objektumtípusokat, mint a Képzés, a Képzési csoport, a Jelentkező és a Résztvevő, saját mezőkkel és nézetekkel.
A jelentkezőktől a résztvevővé minősítésig a teljes folyamat egy helyen követhető. A munkafolyamat-szabályok (workflow) automatizálják a visszatérő lépéseket, az e-mail sablonok kezelik a kommunikációt (értesítések, emlékeztetők). A felnőttképzési szerződések sablon alapján generálhatók, az aláírt példányok és a képzési dokumentumok pedig az adott objektumhoz csatolva, egy helyen tárolhatók.
Az általános jelentéskészítő modullal a Centrum munkatársai önállóan, fejlesztői segítség nélkül állíthatnak elő kimutatásokat a képzésekről és a résztvevőkről, ami megkönnyíti az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését. A kétszintű, objektum alapú jogosultsági rendszer biztosítja, hogy minden munkatárs csak a feladatköréhez tartozó adatokhoz férjen hozzá.
A bevezetés a felhőszolgáltatás révén telepítés és üzemeltetési költség nélkül valósult meg. A korábban széttagolt, párhuzamos nyilvántartások egységes rendszerbe kerültek, így csökkent az adminisztratív teher és a kézi adatrögzítésből adódó hibalehetőség. A folyamatok átláthatóbbá és gyorsabbá váltak, a képzések és résztvevők adatai naprakészen, egy helyről elérhetők. A rendszer rugalmassága miatt a jövőbeli jogszabályi vagy szervezeti változások is gyorsan, leállás nélkül átvezethetők.
