Esettanulmány címe:
A Sweet Gallery digitalizációja: papíralapú működéstől az integrált Zoho One folyamatkezelésig
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Sweet Gallery egy 2013-ban alapított, franchise-modellben működő lengyel street food vállalat, amely az esettanulmány időpontjában négy vendéglátóipari márkát – Bafra Kebab, Lodolandia, SiGelato és Kołacz na Okrągło – üzemeltetett. A hálózat közel 1 000 értékesítési ponttal rendelkezett Lengyelországban, és a román piac felé is terjeszkedett. A vállalat mintegy 198 munkatársat foglalkoztatott, működését gyors növekedés, kiterjedt franchise-hálózat és nagyszámú párhuzamos üzleti folyamat jellemezte. A növekvő szervezet működésének támogatására külön folyamatoptimalizálási és Zoho-adminisztrációs csapatot hoztak létre.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Zoho bevezetése előtt a vállalat üzleti folyamatai jellemzően papíralapú dokumentumokra, valamint Excel- és Word-fájlokra épültek. A munkavégzés jelentős része manuális, időigényes és hibára hajlamos volt. Gyakran előfordultak adatbeviteli hibák, elveszett dokumentumok, egymásnak ellentmondó információk, párhuzamosan végzett vagy félbehagyott feladatok. A vezetők és a munkatársak nem rendelkeztek egységes, naprakész képpel arról, hogy mennyi feladat van folyamatban, azok milyen státuszban vannak, és ki felel az egyes teendőkért.
A gyors hálózatbővülés tovább növelte a problémák súlyát. Az ügyféligények, a belső feladatok, a munkatársak száma és az újonnan kialakítandó folyamatok folyamatosan emelkedtek, miközben a meglévő eszközök nem biztosítottak megfelelő átláthatóságot, ellenőrizhetőséget és együttműködést. A cégnek olyan egységes, skálázható rendszerre volt szüksége, amely képes támogatni az értékesítést, az ügyfélszolgálatot, a toborzást, a HR-folyamatokat, a projektmunkát, a dokumentumkezelést és a vezetői riportálást.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalat első lépésként bevezette a Zoho CRM-et, majd a működési igények bővülésével áttért a Zoho One integrált üzleti platformra. Az esettanulmány időpontjában 214 Zoho One licencet használtak, és többek között a Zoho CRM, Desk, Analytics, Projects, WorkDrive, Writer, Sheet, Sign, Survey, Recruit, People, Vault, Learn és TrainerCentral alkalmazásokat vonták be a napi működésbe. A rendszer konfigurálását és továbbfejlesztését egy ötfős belső Zoho-csapat végezte, összetettebb feladatokban partneri támogatással.
A bevezetés eredményeként a vállalat az operatív folyamatok mintegy 80%-át digitális rendszerben kezelte. Csökkentek a manuális feladatok, az adatbeviteli hibák és az információvesztés, javult a feladatok státuszának és felelőseinek nyomon követhetősége. Az egységes adatokra épülő CRM-, ügyfélszolgálati, HR- és toborzási kimutatások megalapozták a vezetői döntéseket és a hosszabb távú üzleti tervezést. További előnyt jelentett az egységes belépés, a központi licenckezelés, az egy megújítási dátum és az alkalmazások közötti egyszerű adatkapcsolat. A vállalat becslése szerint a bevezetés első két évében elérhető üzleti előny több százezer PLN nagyságrendű volt.
