Esettanulmány címe:
MEFS Online: hallgatói, intézményi és szervezői kapcsolatok egységes kezelése a Magyar Egyetemi-Főiskolai Sportszövetségnél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
művészet, sport, szabadidő
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Magyar Egyetemi-Főiskolai Sportszövetség (MEFS) budapesti székhelyű, országos hatáskörű közhasznú egyesület. Főtevékenysége a 9499 TEÁOR szerinti m.n.s. egyéb közösségi, társadalmi tevékenység; a sportról szóló törvény szerint a magyar egyetemi–főiskolai versenysport kizárólagos szervezője. Feladata a Magyar Egyetemi–Főiskolai Országos Bajnokságok (MEFOB) lebonyolítása, valamint a FISU és EUSA nemzetközi eseményeken való magyar részvétel koordinálása.
A szövetség apparátusa kisméretű (kb. 11 fő), miközben országszerte felsőoktatási intézményeket, sportági rendezőket és több ezer hallgató-sportolót kell kiszolgálnia. A működés szezonalitása (nevezési határidők, versenynaptár, tanéves intézményi pontverseny) és a nemzetközi adatszolgáltatási elvárások (útlevél, FISU-passz) miatt a kis létszámú iroda erőforrásai papír- és e-mail-alapú ügyintézéssel nem skálázhatók. Szükség volt egy szerepkörös, önkiszolgáló, egységes partner- és ügyfélkapcsolati rendszerre.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A MEFS a bevezetés előtt a hallgatói nevezéseket, intézményi kapcsolattartást és rendezői adminisztrációt széttagoltan, jellemzően e-mailben, táblázatokban és papíralapon kezelte. Ez több üzleti problémát okozott.
Nem volt egységes ügyfél- és partnertörzs. A hallgatók, felsőoktatási intézmények és sportági rendezők adatai külön listákban éltek. Ugyanaz a sportoló több versenyen is indult, de a törzsadatokat (intézmény, Neptun-kód, elérhetőség, útlevél, FISU-passz, méretezési adatok) újra be kellett kérni. A hiányos adatok a nevezés lezárásakor, a nemzetközi utazásoknál és az eredményközlésnél torlódást okoztak.
A kis apparátus nem bírta a csúcsidőszakot. A MEFOB-versenynaptárban a nevezési határidők előtt tömegesen érkeztek jelentkezések. Az iroda manuálisan ellenőrizte a jogosultságot, a csapatösszeállításokat és a határidőt, miközben a rendezőknek is naprakész nevezési listára volt szükségük. A hibák (késői nevezés, hiányzó csapattag, rossz intézmény) csak későn derültek ki.
Az intézmények nem látták saját sportolóikat. Az egyetemeknek/főiskoláknak nem volt saját felületük a hallgatói nevezések kezelésére, csapatok összeállítására és az indulók nyomon követésére. A kapcsolattartás személyfüggő volt.
Az intézményi pontverseny és az eredmények nem voltak átláthatók. A tanéves pontverseny a MEFS egyik nyilvános teljesítménymutatója, mégis utólagos Excel-összesítéssel készült. Az eredmények importja/exportja, a pontkorrekciók és a nyilvános rangsor nem volt egységes folyamat.
Jogosultság, naplózás, adatvédelem. Több szereplő (iroda, rendező, intézmény, hallgató) ugyanazokhoz az adatokhoz nyúlt, anélkül, hogy szerepkörös hozzáférés, műveleti napló és a hallgatói adatok anonimizálása szabályozottan működött volna.
Üzleti következmény: magas adminisztrációs terhelés, lassú ügyfélkiszolgálás, adatminőségi kockázat, gyenge intézményi önkiszolgálás és nehezen igazolható versenyszervezés.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A MEFS Online szerepkörös, webes ügyfél- és partnerkapcsolati (CRM-jellegű) nevezési rendszer. Egy törzsben kezeli a hallgatókat, felsőoktatási intézményeket, sportági rendezőket, versenyeket és a teljes nevezési életciklust.
Alkalmazott megoldás: • Ügyféltörzs (hallgatók): egyszeri regisztráció után újrafelhasználható profil (intézmény, Neptun-kód, elérhetőség, útlevél/FISU-adatok, méretek). A versenyenként eltérő kötelező mezők a nevezéskor ellenőrzöttek. • Szervezeti partnerek (intézmények): saját belépéssel látják sportolóikat, nevezhetnek egyéni és csapatsportágakra, csapattagokat Neptun-kód vagy e-mailes meghívó alapján vehetnek fel. • Rendezői partnerek: sportághoz rendelt szervezők kezelik a versenyeket, nevezéseket és eredményeket, a teljes országos törzs nélkül. • Eseménykezelés: szezon, verseny, kategória, versenyszám, határidő, dokumentumok, galéria. • Kommunikáció: automatikus e-mailek (regisztráció, nevezés, csapatmeghívó, jelszó). • Teljesítmény: eredményrögzítés, Excel import/export, nyilvános intézményi pontverseny, pontkorrekció. • Irányítás: admin felhasználók, jogosultságok, naplózás, API, hallgatói adat-anonimizálás.
Elért üzleti előnyök: • Az iroda a manuális adatbegyűjtés helyett kivételkezelésre állt át: a hallgató és az intézmény önkiszolgálóan viszi fel az adatokat. • A nevezési csúcsidőszak kis létszám mellett is kezelhető, mert a határidő, a kötelező mezők és a csapatösszeállítás a rendszerben van. • Az intézmények saját sportolóikat és nevezéseiket látják, csökken a telefonos/e-mailes egyeztetés. • A rendezők naprakész nevezési listát és eredményfelületet kapnak, az eredmények Excelben is kiadhatók. • A nyilvános intézményi pontverseny növelte az átláthatóságot a tagintézmények felé. • Szerepkörös hozzáféréssel és naplózással igazolható, ki mit módosított.
Összességében a MEFS kis apparátusa országos partnerhálózatot kezel egy közös, jogosultságos törzsben, Excel-fájlok helyett.
