Esettanulmány címe:
Növekvő reklámügynökség ClickUp-rendszerének újratervezése: széttartó működésből egységes, skálázható rendszer
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk egy növekvő budapesti reklámügynökség volt, amely párhuzamosan számos ügyfélprojektet és az ezekhez kapcsolódó belső folyamatokat koordinált.
A növekedéssel együtt nőtt a projektek, határidők, felelősök és csapatok közötti együttműködések száma is. A működés projektalapú, több munkatárs és szakterület összehangolt munkájára épül, ezért kiemelten fontos a feladatok, felelősségi körök, határidők és projektstátuszok pontos követhetősége.
Az ügynökség a ClickUpot már a projekt indulása előtt is használta projekt- és feladatmenedzsmentre, így nem egy új rendszer bevezetése, hanem egy meglévő, aktívan használt munkakörnyezet továbbfejlesztése volt a feladat.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az Ügyfél már használta a ClickUpot, de a rendszer nem fejlődött együtt a szervezettel. A korábbi struktúra egyre kevésbé követte a tényleges munkafolyamatokat, a csapattagok pedig nem egységesen használták ugyanazt a rendszert.
Ez a napi működésben több konkrét problémát okozott:
– nehezebb volt gyorsan átlátni, hogy melyik projekt hol tart,
– nem minden esetben volt egyértelmű, kinél van egy feladat és mi a következő lépés,
– a státuszok, határidők és feladatok kezelése nem volt egységes,
– több folyamat manuális egyeztetést vagy párhuzamos adminisztrációt igényelt,
– és a növekvő rendszerkomplexitás egyre több időt vitt el ahelyett, hogy egyszerűsítette volna a munkát.
A fő üzleti probléma tehát nem a funkcióhiány volt. A ClickUp sok lehetőséget biztosított, de a meglévő rendszer már nem támogatta elég hatékonyan a szervezet napi működését és további növekedését.
A cél egy olyan rendszer kialakítása volt, amely:
– gyorsabban átláthatóvá teszi a projektek állapotát,
– egyértelműsíti a felelősségeket,
– egységesíti a munkavégzést,
– csökkenti a manuális adminisztrációt,
– és a cég növekedésével együtt is kezelhető marad.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A projektet a meglévő működés és ClickUp-rendszer teljes felmérésével kezdtük.
Nem csak a technikai beállításokat vizsgáltuk: feltérképeztük a napi munkafolyamatokat, a projektmenedzsment logikáját, az egyes munkakörök információigényét, valamint a felesleges adminisztrációt és többletegyeztetést okozó pontokat.
A feltárt problémák alapján:
– újraterveztük a teljes ClickUp workspace struktúráját,
– egységesítettük a feladatok, státuszok, határidők és felelősségek kezelését,
– az ügyfél tényleges működésére szabott munkafolyamatokat alakítottunk ki,
– egy rendszerbe szerveztük a projektmenedzsmentet, a CRM-et és több kapcsolódó belső folyamatot,
– automatizáltuk azokat a lépéseket, ahol ezzel manuális munkát vagy egyeztetést lehetett kiváltani,
– csak olyan funkciókat és integrációkat építettünk be, amelyeknek egyértelmű működési haszna volt,
– és végül a teljes csapatnak megtanítottuk az új rendszer egységes használatát.
Az eredmény: a ClickUp egyszerű feladatkezelőből a napi működés központi munkafelületévé vált, így helyen követhetővé váltak
– a projektek és kapcsolódó feladatok,
– a felelősök, határidők és aktuális státuszok,
– a CRM-folyamatok,
– egyes szerződéses és HR-folyamatok,
– és a szabadságigénylések.
A bevezetés Ügyfelünk visszajelzése alapján az alábbi üzleti előnyöket hozta:
– egységesebb, több folyamatot összefogó működési rendszer
– egyszerűbb és hatékonyabb adminisztráció
– gyorsabban áttekinthető projektstátuszok
– egyértelműbb felelősségi körök és feladatkezelés
– gyorsabb vezetői és operatív rálátás
– a növekedést jobban támogató, skálázhatóbb működés
