Esettanulmány címe:
Számlakezelés és számla jóváhagyás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
területen kívüli szervezet
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Hajdúnánási Építő- és Szolgáltató Kft. a 2011-ben a Hajdúnánás városi Önkormányzat által létrehozott Hajdúnánási Holding Zrt. részeként tevékenykedik. A Hépszolg Kft. a városüzemeltetés számos ágazatát végzi úgy, mint hőszolgáltatás, ingatlankezelés, piac- és parkolási felügyelet, építőipari szolgáltatás, hulladékszállítás, valamint temetkezési szolgáltatás. Mindezek mellett a Kft. végzi a Hajdúnánási Gyógyfürdő üzemeltetését is.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A bevezetés célja a jelenlegi, hosszadalmas, papíralapú számlakezelés- és jóváhagyás kiváltása a SharePoint keretein belüli online környezet kialakításával, valamint egy számlafeldolgozó szoftver bevezetésével. Mindez egy olyan professzionális, nagyvállalati szolgáltatásokkal rendelkező környezet használatát teszi lehetővé, amely biztos alapot nyújt az informatikai fejlesztéseknek a továbbiakban.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Konica Minolta a HÉPSZOLG Kft. üzleti igényeit figyelembe véve egy SharePoint alapú online környezet kialakítását és egy számlafeldolgozó szoftver, az SMARTCapture Pro bevezetését javasolja. A SharePoint online rendelkezik azokkal a korszerű dokumentumkezelési szolgáltatásokkal, amelyek a dokumentumtároláson túlmutatva, minőségileg magasabb szintre emelik a vállalati dokumentumkezelést. A jogosultságok kezeléséhez a Konica Minolta a megoldásban kínál Office 365 licenszeket a kulcsfelhasználók részére, ami megfelel az ügyféligényeknek.
Az SMARTCapture Pro szoftver egy félautomata számlafeldolgozó szoftver, ami a beérkező számlák iktatásának módját teszi egyszerűbbé és átláthatóvá. A szoftver a papíralapon érkező, majd beszkennelt dokumentumok feldolgozását hivatott megvalósítani. A rendszer előkészíti a beérkező dokumentumokat az adatkinyerésre, majd biztosítja a szükséges felületet a lényeges adatok kiválasztásához. Az adatok kiválasztása csupán néhány kattintás, ami egyúttal validálásuk is. Ez a folyamat biztosítja tehát, hogy a szkennelt számlák a megfelelő adatokkal együtt iktatásra kerüljenek.
Az iktatást követően a számlajóváhagyás folyamata indul meg, ami a rendszer bevezetését megelőzően nagyon időigényes és nehezen átlátható folyamat volt. A jóváhagyás a SharePoint felületén történik, több lépésben. A számla iktatása után az igénylő, majd kedvező elbírálás esetén a szakmai vezető jóváhagyása szükséges. Ezt követően a pénzügyi vezető, majd az ügyvezető hagyja jóvá az iktatott számlákat. A folyamat lépésről-lépésre nyomon követhető, hiszen a rendszer jelzi, hol vár jóváhagyásra az adott számla.
Mindezen funkciók mellett a SharePoint egy olyan modern üzleti együttműködési platform, amely könnyen kezelhető a felhasználók számára, testreszabható, Microsoft Office termékekbe beépülő és gazdag funkciókészlettel bír.
