Esettanulmány címe:
Irat- és dokumentumkezelő és minőségügyi támogató rendszerek bevezetése egy magyar középvállalkozásnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kiadói tevékenység, műsorszolgáltatás, tartalomszolgáltatás és -terjesztés
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
1986-ban alakult budapesti magyar tulajdonú kft., mely családi vállalkozásként működik. A vállalat saját fejlesztésű orvoselektronikai termékeket gyárt. Termékeit világszerte ismerik és használják Dél-Amerikától a Távol-Keletig.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A cég mérete elérte azt a szintet, hogy a papír és elektronikus dokumentumok kezelése már nem volt megoldható hagyományos (elektronikus levelezés, hálózati fájl tárolás) eszközökkel. A megfelelő rendszer kiválasztása ajánlati versenyben dőlt el, ahol a legjobb műszaki feltételeket kínáló rendszert választották, mely messzemenően figyelembe vette a tovább építkezés követelményét.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A rendszer képes a teljes vállalati levélforgalom kezelésére (papír, fax és e-mail egyaránt), lehetővé teszi a feladatok kiadását és delegálását, s egyúttal archívumként szolgál a lezárt dokumentumok tárolása és elérése céljából. Az Office Ügykövetés rendszer bevezetésével - hozzáférési jogtól függően - részleges teljes áttekintéssel rendelkeznek a felhasználók a folyamatban levő ügyek állapotáról. Az egységes és strukturált dokumentumkezelésen túl az ügyekben zajló és az iratokhoz kötődő munkafolyamatok kezelhetővé válnak anélkül, hogy a hivatalnak a meglévő szabályozásait fel kellene borítania.
Az Office Ügykövetési Rendszer – technikai megközelítésben – egy integrált iroda-automatizálási programcsomag, mely az irodai-ügyviteli munkában előforduló valamennyi funkciót integráltan és hatékonyan képes támogatni. E rendszer lehetővé teszi az egységes irat- és dokumentumkezelésen, iktatáson túl a munkafolyamatok kezelését, követi a különböző ügyek és feladatok tartalmi és állapotbeli mozzanatait. Leegyszerűsíti a külvilággal történő kommunikációt, továbbá könnyen szervezhető vele az egyes emberek, szervezeti egységek belső együttműködése. Összességében elmondható, hogy az Office rendszer alkalmazása komplett megoldást jelent úgy a cégműködés, mint az iroda-szervezés és -automatizálás területén.
