Iratok érkeztetése: Oriana Iratkezelő Rendszerbe (továbbiakban OIR) több módon is kerülhet dokumentum. - E-mailek érkeztetése: OIR rendszerben lehetőség van előre megadni e-mail címeket, amely e-mail címre érkezett üzeneteket képes fogadni a rendszer, manuálisan (gomb megnyomására) vagy automatikusan előre beállított időközönként elvégzett szinkronizációval. Az alkalmazásban ezt követően meg lehet jeleníteni magát az e-mail tartalmát .pdf-ben, illetve a mellékelteket is lehet kezelni. Felhasználó ki tudja választani, hogy egy vagy több csatolmányt szeretne továbbítani az érkeztetés felületre és érkeztetni majd iktatni. - Egyszerűsített átvétel: Ez a funkció akkor lehet hasznos, ha van olyan munkakör (például recepciós), aki átveszi az érkező küldeményeket, de nem bontja ki és nem dolgozza fel. Ebben a lépésben arra van csak lehetőség, hogy rögzítse a kolléga a tényt, hogy érkezett egy küldemény és a feladó adatait kitöltse. Innen is az érkeztetés képernyőre kerül át az ügy és ott lehet megadni a további metaadatokat. - Manuális érkeztetés: Postán vagy bármilyen más úton érkező dokumentumokat ebben a fázisban lehet érkeztetni. Ehhez szükséges megadni a vonatkozó metaadatokat, csatolmányként az ügyhöz rendelni a dokumentumokat majd érkeztető számot rendelni az ügyhöz és azt továbbítani az iktatás felületére. - Interfészen keresztül: Társrendszerektől is át tudunk venni iratokat. Például Cégkapun keresztül is érkezhet dokumentum az iratkezelő rendszerbe, amelyet érkeztetni lehet majd ezt követően iktatni és tovább dolgozni vele. Iratok iktatása: Érkeztetést követően az iktatás képernyőn lehetőség van további metaadatok megadására, mint például ügykör, irat tárgya, tárgyszavak, ügyintéző stb. Iratok kezelésének támogatása: A rendszerben iktatott iratokat ügyeknek tekintjük, és ezekhez az ügyintézés képernyőn lehetőség van újabb iratokat csatolni (pl. belső keletkezésű iratokat, kimenő iratokat). Ezt követően az iratokhoz további folyamatokat rendelni, mint például szakvélemény kérés, számla jóváhagyás stb. Ezen folyamatok elindítását követően az ügyintézés áttekintő képernyőn a felhasználó követni tudja, hogy az egyes ügyekhez milyen iratok tartoznak és az egyes iratokhoz milyen folyamatban lévő feladatok vannak, vagy éppen milyen lezárt feladatok. Kiadmányozás: Kimenő iratok kezelését az OIR rendszerben egy kiadmányozási folyamatban képeztük le. Irattári feladatok támogatása: Az OIR támogatja az irattári kezeléssel kapcsolatos feladatokat (pl. irattárba adás, selejtezés, levéltárba adás, iratkölcsönzés, tárolás, irattári terv szerinti tételbe sorolás) a rendeletnek megfelelően. Irat adminisztráció: OIR rendszer a rendeletnek megfelelően kezel érkeztető könyvet, iktatókönyvet, illetve ebben a menüben lehet az irattári terveket is karbantartani. A megoldás teljes körű funkcionális leírása a csatolt dokumentumok között érhető el.