A Power BI szolgáltatás használata függhet attól, hogy Ön milyen szerepkört tölt be egy projektben vagy egy csapatban. A Power BI-t mindenki saját szerepkörének megfelelően különbözőképpen használja. Lehetséges például, hogy Ön elsősorban a Power BI szolgáltatást használja jelentések és irányítópultok megtekintésére. A számításokat végző és üzleti jelentéseket létrehozó munkatársa esetleg nagy mértékben támaszkodik a Power BI Desktop vagy a Power BI Report Builder alkalmazásra, és a jelentéseket közzéteszi a Power BI szolgáltatásban, ahol Ön aztán megtekinti azokat. Egy másik munkatársa pedig, aki az értékesítési osztályon dolgozik, a Power BI mobilalkalmazást használja az értékesítési kvóták előrehaladásának figyeléséhez, illetve az új értékesítések részleteinek vizsgálatához. Fejlesztőként használhatja a Power BI API-jait arra, hogy az adatokat adatkészletekbe töltse be, vagy hogy irányítópultokat és jelentéseket ágyazzon be egyéni alkalmazásaiba. Javaslata van új vizualizációra? Hozza létre, és ossza meg másokkal is. A Power BI egyes elemeit használhatja emellett felváltva is attól függően, hogy épp milyen céljai vannak, illetve milyen szerepkörben dolgozik egy adott projekten. A Power BI használatát az határozza meg, hogy e Power BI melyik funkciója vagy szolgáltatása a legmegfelelőbb az adott helyzetben. Például a Power BI Desktop alkalmazással jelentéseket hozhat létre a saját csapatának az ügyfélkapcsolati statisztikákról, és megtekintheti a leltárat és a gyártási folyamat állapotát a szolgáltatás egy valós idejű irányítópultján. Egy Power BI-adatkészlet alapján többoldalas jelentést hozhat létre a postázható számlákról. A Power BI minden elemét elérheti, ami nagy mértékű rugalmasságot jelent.